Decreto generale 20 ottobre 1999

Conferenza Episcopale Italiana. Decreto generale: “Disposizioni per la tutela del diritto alla buona fama e alla riservatezza”, 20 ottobre 1999.

(da “Notiziario della Conferenza Episcopale Italiana” n. 10 del 30 ottobre 1999)

Promulgazione del “Decreto generale”

DECRETO

La Conferenza Episcopale italiana, nella XLVI Assemblea Generale, svoltasi a Roma dal 17 al 21 maggio 1999, ha esaminato e approvato con la prescritta maggioranza qualificata il “Decreto generale” che contiene le disposizioni per la tutela del diritto alla buona fama e alla riservatezza dei dati relativi alle persone dei fedeli, degli enti ecclesiastici e delle aggregazioni laicali.

Con il presente decreto, nella mia qualità di Presidente della Conferenza Episcopale Italiana, per mandato della medesima Assemblea Generale, dopo aver ottenuto la debita “recognitio” della Santa Sede in data 4 ottobre 1999 con decreto n. 960183 della Congregazione per i Vescovi, in conformità al can. 455, § 3, del Codice di diritto canonico e ai sensi dell’art. 27, lett. f, dello Statuto della C.E.I., promulgo l’allegato “Decreto generale” stabilendo che tale promulgazione sia fatta mediante la pubblicazione nel “Notiziario della Conferenza Episcopale Italiana”.

Ai sensi dell’art. 16, § 3, dello Statuto della C.E.I. stabilisco altresì che tale “Decreto generale” entri in vigore sei mesi dopo la pubblicazione, come previsto dall’art. 12 del medesimo.

Roma, 20 ottobre 1999

Testo del “Decreto generale”

La XLVI Assemblea Generale della Conferenza Episcopale Italiana approva il seguente Decreto generale:

Disposizioni per la tutela del diritto alla buona fama e alla riservatezza.

Ritenuto che è opportuno dare più articolata regolamentazione al diritto della persona alla buona fama e alla riservatezza riconosciuto dal can. 220 del codice di diritto canonico;

Considerato che

– la Chiesa cattolica, ordinamento giuridico indipendente e autonomo nel proprio ordine, ha il diritto nativo e proprio di acquisire, conservare e utilizzare per i suoi fini istituzionali i dati relativi alle persone dei fedeli, agli enti ecclesiastici e alle aggregazioni ecclesiali;

– tale attività si svolge nel rispetto della dignità della persona e dei suoi diritti fondamentali;

– l’esigenza di proteggere il diritto alla riservatezza rispetto a ogni forma di utilizzazione dei dati personali è oggi avvertita con una sensibilità nuova dalle persone e dalle istituzioni;

– è stata introdotta nell’ordinamento giuridico italiano una normativa concernente il trattamento dei dati personali;

Premesso che

nulla è innovato circa la vigente disciplina canonica, in special modo per quanto concerne:

– la celebrazione del matrimonio canonico,

– lo svolgimento dei processi,

– la procedura per la dispensa pontificia circa il matrimonio rato e non consumato,

– le disposizioni circa il segreto naturale, d’ufficio e ministeriale con particolare riferimento al segreto sacramentale nella confessione,

– la tenuta degli archivi ecclesiastici;

mantengono pieno vigore le disposizioni di natura pattizia concernenti:

la celebrazione del matrimonio canonico con effetti civili”,

la delibazione delle sentenze canoniche di nullità matrimoniale,

– le sentenze e i provvedimenti circa persone ecclesiastiche o religiose e concernenti materie spirituali o disciplinari emanati da autorità ecclesiastiche e ufficialmente comunicati alle autorità civili ,

– l’attività istituzionale dell’Istituto Centrale e degli Istituti diocesani per il sostentamento del clero e l’azione svolta da questi e dalla Conferenza Episcopale Italiana per la promozione delle erogazioni liberali;

hanno valore in Italia le disposizioni di diritto particolare date dalla Conferenza Episcopale Italiana, con particolare riguardo al sacramento del matrimonio” e all’annotazione del battesimo dei figli adottivi;

Visto il mandato speciale concesso dalla Santa Sede con lettera della Congregazione per i Vescovi in data 23 febbraio 1999, prot. n. 960183;

Ai sensi del can. 455 del codice di diritto canonico e dell’art. 16, § 1, lett. a) e § 2 dello statuto della Conferenza Episcopale Italiana,

si stabiliscono le seguenti disposizioni per l’acquisizione, conservazione e utilizzazione dei dati personali

ART. 1

Finalità

La presente normativa è diretta a garantire che l’acquisizione, conservazione e utilizzazione dei dati (di seguito denominati “dati personali”) relativi ai fedeli, agli enti ecclesiastici, alle aggregazioni ecclesiali, nonché alle persone che entrano in contatto con i medesimi soggetti, si svolgano nel pieno rispetto del diritto della persona alla buona fama e alla riservatezza riconosciuto dal can. 220 del codice di diritto canonico.

ART. 2

Registri

§ 1. Con il termine “registro” si intende il volume nel quale sono annotati, in successione cronologica e con indici, l’avvenuta celebrazione dei sacramenti o altri fatti concernenti l’appartenenza o la partecipazione ecclesiale.

I dati contenuti nei registri possono essere raccolti anche in un archivio magnetico, comunque non sostitutivo dei medesimi registri, con l’osservanza delle disposizioni di cui all’art. 3, § 2, del presente decreto.

§ 2. La redazione, gestione e custodia dei registri prescritti dal diritto universale e particolare (18), nonché l’utilizzazione dei dati in essi contenuti, sono disciplinate, oltre che dalle vigenti disposizioni canoniche generali, dal regolamento approvato dal Consiglio Episcopale Permanente entro un anno dalla promulgazione del presente decreto.

§ 3. La responsabilità della tenuta dei registri spetta di norma al soggetto cui è conferito il governo dell’ente al quale i medesimi appartengono (di seguito denominato “responsabile dei registri”), salvo quanto disposto dal codice di diritto canonico o dagli statuti; allo stesso soggetto spetta vigilare sulla corretta osservanza delle disposizioni canoniche in materia e coordinare l’attività degli eventuali collaboratori.

§ 4. La comunicazione di dati destinati ad altro registro può essere inoltrata dalla persona interessata o dal responsabile dei registri che deve utilizzare i dati richiesti e può essere effettuata per consegna diretta, o per posta, o – nei casi urgenti e con le opportune cautele – per fax, o per posta elettronica.

Quando la comunicazione è destinata all’estero occorre la vidimazione della curia diocesana.

§ 5. Chiunque ha diritto di chiedere e ottenere, personalmente o mediante un procuratore legittimamente nominato, certificati, estratti, attestati, ovvero copie fotostatiche o autentiche dei documenti contenenti dati che lo riguardano, alle condizioni previste dal regolamento di cui al § 2.

Sono esclusi i dati che, non provenendo dal richiedente, sono coperti da segreto stabilito per legge o per regolamento ovvero non sono separabili da quelli che concernono terzi e la cui riservatezza esige tutela.

Il rilascio della certificazione avviene a titolo gratuito.

§ 6. Chiunque ha diritto di chiedere la correzione di dati che lo riguardano, se risultano errati o non aggiornati.

La richiesta deve essere presentata al responsabile dei registri per iscritto, personalmente o mediante un procuratore legittimamente nominato, allegando idonea documentazione, se occorre anche civile.

Se il responsabile ritiene di non accogliere la richiesta di correzione, ne dà comunicazione scritta all’interessato, il quale può rinnovare la richiesta all’Ordinario diocesano.

La correzione di dati concernenti atti e fatti riguardanti lo stato delle persone può essere disposta solo con provvedimento dell’Ordinario diocesano.

L’interessato in ogni caso non ha diritto di ispezione dei dati del registro e dei dati sottratti alla sua conoscenza a norma del § 5.

§ 7. Chiunque ha diritto di chiedere l’iscrizione nei registri di annotazioni o integrazioni congruenti.

La richiesta deve essere presentata al responsabile dei registri per iscritto, personalmente o mediante un procuratore legittimamente nominato.

L’annotazione fatta a margine dell’atto ne costituisce parte integrante; il contenuto della stessa deve in ogni caso essere trascritto nell’estratto o nella copia dell’atto.

Il responsabile dei registri comunica per iscritto al richiedente l’avvenuta annotazione.

Nel caso di rigetto, la richiesta viene annotata e conservata in un’appendice del registro corrispondente; il responsabile dei registri ne dà comunicazione per iscritto all’interessato, che può rinnovare la richiesta all’Ordinario diocesano.

§ 8. L’estrazione e la trasmissione di dati contenuti nei registri, oltre ai casi previsti nel § 4, è consentita:

a) su richiesta della persona interessata o con il suo consenso, espresso previamente e per iscritto;

b) per ragioni di studio, con l’osservanza dei criteri metodologici e deontologici concernenti le ricerche storiche e in particolare di quelli indicati dai regolamenti diocesani sugli archivi ecclesiastici10;

c) per ragioni statistiche, avendo prima eliminato nei dati prelevati ogni riferimento nominativo alle persone.

In ogni caso non è consentita la consultazione dei registri finché questi non siano stati trasferiti nell’archivio storico.

§ 9. La richiesta di cancellazione di dati dai registri è inammissibile se concerne dati relativi all’avvenuta celebrazione di sacramenti o comunque attinenti allo stato delle persone. Tale richiesta deve essere annotata nel registro, e obbliga il responsabile dei registri a non utilizzare i dati relativi se non con l’autorizzazione dell’Ordinario diocesano.

ART. 3

Archivi

§ 1. Per gli atti e i documenti di qualunque provenienza custoditi negli archivi degli enti ecclesiastici e contenenti dati personali si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni contenute nell’articolo precedente.

§ 2. Fatta salva la normativa canonica riguardante i registri, i dati contenuti in archivi informatici devono essere gestiti con programmi che consentano la loro immediata e agevole riproduzione in video e a stampa.

Il responsabile dei registri deve garantire la sicurezza dei dati attraverso registrazione e trasferimento dei medesimi effettuati periodicamente su supporti diversi, in ogni caso inaccessibili agli estranei.

L’accesso ai dati informatici deve essere tutelato, oltre che dalla sicurezza dei luogo, da una chiave informatica di accesso conservata dal responsabile e periodicamente mutata; tale chiave di accesso deve essere custodita, in busta sigillata, nell’archivio del soggetto proprietario dell’archivio informatico.

ART. 4

Elenchi e schedari

§ 1. Gli elenchi e gli schedari costituiscono gli strumenti ordinari di raccolta e di gestione di dati necessari per lo svolgimento delle attività istituzionali, strumentali e promozionali dei soggetti appartenenti all’ordinamento canonico.

§ 2. I predetti soggetti hanno il diritto di tenere elenchi e schedari concernenti i dati necessari alla preparazione, allo svolgimento e alla documentazione delle attività istituzionali, delle attività strumentali rispetto alle finalità istituzionali e delle attività promozionali.

§ 3. La redazione, la gestione e la custodia degli elenchi e degli schedari devono essere effettuate assicurando adeguata tutela alla riservatezza dei dati in essi contenuti.

§ 4. La cancellazione dei dati personali da elenchi e schedari, richiesta per iscritto dal soggetto interessato al responsabile dei registri, deve essere eseguita in ogni caso; essa comporta il trasferimento degli stessi dati nell’archivio dell’ente perché vi siano custoditi unicamente a titolo di documentazione.

§ 5. L’uso dei dati personali contenuti negli elenchi e negli schedati è soggetto, nel rispetto della struttura e della finalità degli enti ecclesiastici, alle specifiche leggi dello Stato Italiano, ai sensi del comma 3 dell’art. 7 dell’Accordo che apporta modificazioni al Concordato Lateranense del 18 febbraio 198421.

ART. 5

Elaborazione dei dati

L’elaborazione dei dati dì norma è effettuata direttamente dai soggetti che legittimamente li acquisiscono o li detengono.

L’affidamento dell’elaborazione dei dati a un soggetto non appartenente all’ordinamento canonico deve essere fatto attraverso un contratto stipulato a norma del cari. 129022, fermo restando anche per l’affidatario il dovere di osservare la normativa del presente decreto.

ART. 6

Conservazione dei dati

§ 1. Il responsabile è tenuto all’osservanza delle norme canoniche riguardanti la diligente custodia, l’uso legittimo e la corretta gestione dei dati personali.

§ 2. Salvo diverse disposizioni del Vescovo diocesano, i registri, gli atti, i documenti, gli elenchi e gli schedati devono essere custoditi in un ambiente di proprietà o di esclusiva disponibilità dell’ente, destinato a questo scopo e sicuro; in mancanza di un ambiente con tali caratteristiche, essi devono essere custoditi in un armadio collocato in locali di proprietà o di esclusiva disponibilità dell’ente, con sufficienti garanzie di sicurezza e di inviolabilità.

§ 3. Una particolare attenzione deve essere prestata per assicurare l’inviolabilità degli archivi e l’ordinata gestione degli stessi.

L’archivio deve essere dotato di un sistema di chiusura che garantisca una sufficiente sicurezza da tentativi di furto e di scasso. Le chiavi dell’archivio devono essere custodite personalmente e accuratamente dal responsabile dei registri; spetta allo stesso autorizzare agli estranei l’accesso ai dati.

Il responsabile dei registri deve denunciare quanto prima all’autorità ecclesiastica competente e, se del caso, anche all’autorità civile, ogni incursione nell’archivio che abbia causato sparizione, sottrazione o danneggiamento dì registri, atti, documenti pubblici, elenchi e schedari contenenti dati personali.

§ 4. L’archivio segreto, istituito ai sensi della normativa canonica generale’1, deve essere custodito tenendo conto della sua particolare natura.

§ 5. L’archivio deve essere visitato dal Vescovo diocesano o da un suo delegato almeno ogni cinque anni al fine di verificare l’osservanza delle norme canoniche generali e particolari 14; della visita deve essere redatto un verbale in duplice copia, di cui una da conservare nell’archivio e l’altra nella cancelleria della curia diocesana.

ART. 7

Segreto d’ufficio

§ 1. Il responsabile dei registri è tenuto al segreto d’ufficio su tutti i dati raccolti, conservati, elaborati e trasmessi.

§ 2. Ogni operatore che ha accesso stabile ai dati raccolti da soggetti dell’ordinamento canonico o da essi legittimamente posseduti, deve impegnarsi, prima di assumere l’incarico, a mantenere il segreto circa i medesimi dati con promessa formale davanti al responsabile.

L’obbligo del segreto rimane integro anche dopo la cessazione dall’incarico.

ART. 8

Annuari e bollettini

§ 1. Gli annuari, in quanto strumenti utili per l’esercizio dei compiti istituzionali della Conferenza Episcopale Italiana e delle diocesi, sono redatti ed editi a cura delle medesime e contengono i dati necessari a individuare gli enti, gli uffici, le strutture, le circoscrizioni, i titolari delle funzioni di legale rappresentanza e il personale addetto.

§ 2. 1 fogli informativi a uso interno registrano ordinariamente gli eventi più significativi della vita e dell’attività degli enti che li pubblicano, e possono contenere dati relativi alle persone implicate in celebrazioni e manifestazioni o che hanno elargito offerte; a meno che nei singoli casi gli interessati chiedano di evitarne la divulgazione.

ART. 9

Vigilanza del Vescovo diocesano

Il Vescovo diocesano vigila sulla corretta osservanza delle norme riguardanti l’acquisizione, la conservazione e l’utilizzazione dei dati personali.

Egli esercita tale funzione personalmente o per il tramite di un incaricato, in particolare per quanto riguarda la vigilanza sui registri e suli archivi informatici.

ART. 10

Riparazione del danno e sanzioni

§ 1. Chiunque procuri danni materiali o morali attraverso l’illegittima acquisizione, conservazione o utilizzazione dei dati personali è tenuto alla riparazione dei danni a norma del can. 128.

§ 2. E’ punito con le pene previste dal can. 1389 colui che, violando le presenti disposizioni:

a) abusa della potestà ecclesiastica o dell’ufficio;

b) pone od omette illegittimamente, per negligenza colpevole, un atto di potestà ecclesiastica o di ministero o di ufficio, causando danno ad altri.

§ 3. Può essere punito con le pene previste dal can. 1390, § 2 colui che, non osservando le presenti disposizioni, lede l’altrui buona fama.

§ 4. Se il delitto comporta la violazione di un dovere d’ufficio o di una promessa formale, la pena è aggravata e può anche consistere nella rimozione o nella privazione dell’ufficio a norma dei cann. 193, §§ 1 e 3, 196, § l, 1336, § 1, n. 2 e 1389.

ART. 11

Consulenza a livello nazionale

§ l. La Conferenza Episcopale Italiana assicura un servizio di consulenza per l’attuazione delle presenti disposizioni, avente il compito di esaminare le questioni che possono sorgere nell’applicazione delle stesse nonché di proporre eventuali adattamenti e aggiornamenti della normativa.

§ 2. Le modalità di attuazione del servizio di consulenza sono definite dal Consiglio Episcopale Permanente.

ART. 12

Entrata in vigore e verifica

Il presente decreto generale, ottenuta la “recognitio” della Santa Sede, entrerà in vigore sei mesi dopo la pubblicazione del decreto dì promulgazione del Presidente della C.E.I. nel “Notiziario della Conferenza Episcopale Italiana” e sarà sottoposto a verifica trascorsi tre anni dall’entrata in vigore.