Autorizzazione 31 gennaio 2002, n.3

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 3 del 2002 al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni”, 31 gennaio 2002.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675 , e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996 , il quale individua i dati personali “sensibili”;

Visto, in particolare, l’art. 22, commi 1 bis e 1 ter, rispettivamente introdotti dall’art. 5, comma 1, del decreto legislativo n. 135/1999 e dall’art. 8 comma 1, del decreto legislativo n. 467/2001 ;

Visto altresì l’art. 22 comma 4, della citata legge n. 675/1996, come modificato dal decreto legislativo n. 467/2001 , e considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità e, ove necessario, con il consenso scritto degli interessati;

Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996 );

Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento;

Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le prescrizioni già impartite alla luce dell’esperienza maturata;

Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato ai sensi dell’art. 14 del d.P.R. 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del 2001 ;

Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone;

Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da fondazioni, per la realizzazione di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo;

Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996 ;

Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318 ;

Visto l’art. 14 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501 ;

Visti gli atti d’ufficio;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 ;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

autorizza

– il trattamento dei dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

La presente autorizzazione è rilasciata:

a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le confessioni religiose e le comunità religiose, salvo quanto previsto dall’art. 22, comma 1 bis, come introdotto dall’art. 5, comma 1, del decreto legislativo n.135/1999 , i partiti e i movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di volontariato, nonché le federazioni e confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformità, ove esistenti, allo statuto, all’atto costitutivo o ad un contratto collettivo;

b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilità sociale (Onlus);

c) alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818.

L’autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie per l’applicazione dell’articolo 310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.

L’autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta dell’insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica, di patrocinio, di tutela dell’ambiente e delle cose d’interesse artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonché di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.

La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreché il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento.

La presente autorizzazione è rilasciata inoltre per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.

Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa dell’associazione, della fondazione, del comitato o del diverso organismo, o per l’adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.

Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione è rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche.

I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette finalità, con particolare riferimento alle generalità degli interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa menzione dei titolari del trattamento e delle finalità da essi perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di non eccedenza dei dati, possono trattare i dati così acquisiti solo per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi amministrativi e contabili.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi familiari e conviventi;

b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonché ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti regolari con l’associazione, la fondazione o il diverso organismo;

c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;

d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o dei servizi prestati dall’associazione o dal diverso organismo, limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o all’atto costitutivo, ove esistenti;

e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;

f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente ai dati idonei a rivelare l’adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.

3) Categorie di dati oggetto di trattamento.

L’autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/2002.

Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675 , idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.

Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o, comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, che non possano essere perseguite o adempiuti, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime convinzioni, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

4) Modalità di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli artt. 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal d.P.R. n. 318/1999 , il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1).

I dati sono raccolti, di regola, presso l’interessato.

Restano fermi gli obblighi di informare l’interessato e di acquisirne il consenso scritto nei casi previsti dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996, come modificati dal decreto legislativo n. 467/2001 .

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996 , i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.

Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all’attività svolta dall’interessato o al rapporto che intercorre tra l’interessato e l’associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo, tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio offerto all’interessato e la posizione di quest’ultimo rispetto all’associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso organismo.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre prescrizioni sopraindicate.

7) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali.

Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile 1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.

Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 3/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 31 gennaio 2002

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli