Autorizzazione 29 settembre 1999, n.7

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 7/1999 al trattamento di dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici”, 29 settembre 1999.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 232 del 2 ottobre 1999)

Il Garante

(omissis)

Autorizza i trattamenti di dati personali idonei a rivelare i provvedimenti di cui all’art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di procedura penale, per le rilevanti finalità di interesse pubblico di seguito specificate ai sensi dell’art.24 della legge n. 675/1996 e secondo le seguenti prescrizioni:

Capo I

RAPPORTI DI LAVORO

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:

a) sono parte di un rapporto di lavoro;

b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196 (in materia di prestazioni di lavoro temporaneo);

c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.

Il trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario.

L’autorizzazione è altresì rilasciata a soggetti che in relazione ad un’attività di composizione di controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamento strettamente necessario al medesimo fine.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o intendono assumere la qualità di:

a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero di associati anche in compartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi;

b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;

c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.

Capo II

ORGANISMI DI TIPO ASSOCIATIVO E FONDAZIONI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento

L’autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta:

a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, nonchè a cooperative sociali e società di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381, e 15 aprile 1886, n. 3818;

b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il recupero, l’istruzione, la formazione professionale, l’assistenza sociosanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i dati o dei relativi familiari e conviventi. Il trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare dati attinenti:

a) ad associati, soci e aderenti, nonché, nei casi in cui l’utilizzazione dei dati sia prevista dall’atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione;

b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei servizi prestati dall’associazione, dall’ente o dal diverso organismo.

Capo III

LIBERI PROFESSIONISTI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento

L’autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta ai:

a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, o in conformità alle norme di attuazione dell’art.24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza;

b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi dell’art.34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, e successive modificazioni e integrazioni, recante l’ordinamento della professione di avvocato;

c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’art.2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare dati attinenti ai clienti. I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.

Capo IV

IMPRESE BANCARIE ED ASSICURATIVE ED ALTRI TRATTAMENTI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:

a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all’esercizio dell’attività bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini:

1) dell’accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilità nei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive;

2) dell’accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi in particolare ai sensi del regio decreto 21 dicembre 1933, n. 1736, sull’assegno bancario;

3) dell’accertamento di responsabilità in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana;

4) dell’accertamento di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell’attività assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesima attività.

Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una specifica banca di dati ai sensi dell’art.1, comma 2, lettera a), della legge n. 675/1996, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione sulle modalità del trattamento;

b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell’ambito di un’attività di richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati;

c) alle società di intermediazione mobiliare, alle società di investimento a capitale variabile, e alle società di gestione del risparmio e dei fondi pensione, ai fini dell’accertamento dei requisiti di onorabilità in applicazione dei decreti legislativi 24 febbraio 1998, n. 58, e 21 aprile 1993, n. 124, dei decreti ministeriali 11 novembre 1998, n. 468, e 14 gennaio 1997, n. 211, e di eventuali altre norme di legge o di regolamento.

2) Ulteriori trattamenti

L’autorizzazione è rilasciata altresì:

a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, semprechè il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato e i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento;

b) a chiunque, per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia;

c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano un’attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art.134 del regio decreto 18 giugno 1931 n. 773, e successive modificazioni e integrazioni).

Il trattamento deve essere necessario:

1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalità o di un altro diritto fondamentale ed inviolabile;

2) su incarico di un difensore nell’ambito del procedimento penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini dell’esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di procedura penale e 38 delle relative norme di attuazione);

d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d’appalto.

Capo V

DOCUMENTAZIONE GIURIDICA

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento

L’autorizzazione è rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalità di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce giurisprudenziali.

Capo VI

PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAMENTI

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

1) Dati trattati

Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammesso il trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

2) Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità precedentemente indicati.

Fuori dei casi previsti dal capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati, nel rispetto della disciplina prevista dall’art.689 del codice di procedura penale in tema di richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall’art.688 del medesimo codice per ciò che riguarda l’acquisizione di certificati del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche e di enti incaricati di pubblici servizi.

3) Conservazione dei dati

Con riferimento all’obbligo previsto dall’art.9, comma 1, lettera e), della legge n. 675/1996, I dati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le finalità perseguite. Ai sensi dell’art.9, comma 1, lettere c), d) ed e), della legge, i soggetti autorizzati verificano periodicamente l’esattezza e l’aggiornamento dei dati, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi.

Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

Specifica attenzione è prestata per la verifica dell’essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni.

4) Comunicazione e diffusione

I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente necessari per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.

5) Richieste di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette. Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante si riserva l’adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.

Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle relative prescrizioni, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione. Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell’art.8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali dei lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore.

6) Efficacia temporale e disciplina transitoria

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre 1999, fino al 30 settembre 2000.