Autorizzazione 29 novembre 1997, n.4

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 4/1997 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti”, 29 novembre 1997.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 281 del 2 dicembre 1997)

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto, in particolare, 1’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/96 il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati (art. 22, comma 1, della legge n. 675/96);

Considerato che i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale possono essere trattati anche ai sensi di una speciale disposizione, in base alla quale, ferma restando l’autorizzazione di questa Autorità, si può prescindere dal consenso degli interessati quando il trattamento è necessario per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto di rango pari a quello dell’interessato, ovvero è necessario per lo svolgimento delle investigazioni di cui all’art. 38 delle norme di attuazione del codice di procedura penale, sempreché i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento (art. 22, comma 4, della citata legge n. 675/96);

Considerato che il Garante può rilasciare tali autorizzazioni anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/96 modificato dall’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);

Ritenuto opportuno rilasciare prima del 30 novembre 1997 una autorizzazione generale volta a semplificare gli adempimenti previsti dalla legge n. 675/96, ad armonizzare le prescrizioni da impartire e a favorire la funzionalità dell’Ufficio del Garante;

Rilevato che sono in fase di predisposizione alcuni decreti legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati personali, i quali, in attuazione della legge 31 dicembre 1996, n. 676, dovranno prevedere entro il 23 luglio 1998 alcune norme integrative riguardanti i dati sensibili, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d’Europa;

Considerata l’opportunità che in questa fase transitoria le autorizzazioni non rechino disposizioni particolarmente dettagliate, e ciò allo scopo di evitare che l’attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo di tempo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare, allo stato, un’autorizzazione provvisoria, anche in conformità a quanto previsto dall’emanando regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’Ufficio di questa Autorità;

Ritenuta, tuttavia, la necessità che l’autorizzazione prenda in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/96 ai fini dell’applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);

Considerata la necessità che sia garantito anche nell’attuale fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazioni del Consiglio d’Europa;

Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili è effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali per l’espletamento delle rispettive attività professionali, e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di una autorizzazione generale ai sensi dell’art 41, comma 7, della legge n. 675/96;

AUTORIZZA

i liberi professionisti, iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge n. 675/96, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1. Ambito di applicazione

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, o in conformità alle norme di attuazione dell’articolo 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n.266, in tema di attività di assistenza e consulenza.

Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi dell’articolo 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n.1578, recante l’ordinamento delle professioni di avvocato e procuratore.

L’autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’articolo 2232 del Codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.

a) Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati sensibili effettuato: dagli esercenti la professione sanitaria e dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l’autorizzazione generale n. 1/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 21 novembre 1997, n. 272;
c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.

2. Interessati ai quali i dati si riferiscono le categorie di dati

Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai clienti.

I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l’esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi. In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata autorizzazione generale n. 2/1997.

3. Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli fini dell’espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento professionale, e in particolare:

a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di terzi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel procedimento penale delle investigazioni di cui all’articolo 38 delle norme di attuazione del Codice di procedura penale, anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici.

4. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate all’incarico conferito dal cliente.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/96 concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonche’ il trasferimento all’estero dei dati.

Restano inoltre fermi gli obblighi:

a) di informare l’interessato ai sensi dell’articolo 10, commi 1 e 3 della legge n. 675/96, anche quando i dati sono raccolti presso terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c), l’informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto, sono necessari anche in riferimento ai dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità, oppure, per altre finalità con esse non incompatibili.

Le informative devono permettere all’interessato di comprendere agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo professionista o un’associazione di professionisti, ovvero se ricorre un’ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti.

Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del trattamento preposti all’espletamento di compiti amministrativi.

5. Conservazione dei dati

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’articolo 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/96, i dati sensibili possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi conferiti.

A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.

I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi.

6. Comunicazione e diffusione dei dati

I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dell’incarico conferito e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia (articolo 23, comma 4, della legge n. 675/96). I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

7. Richiesta di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

8. Norme finali

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonché dalle norme volte a prevenire discriminazioni.

Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.

9. Efficacia temporale e disciplina transitoria

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 30 novembre 1997, fino al 30 settembre 1998.

Qualora alla data del 30 novembre 1997 il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare può adeguarsi ad esse entro il 31 dicembre 1997, sempreché le caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento entro un termine più breve.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 29.11.1997

Il Presidente : Rodotà