Autorizzazione 29 dicembre 1997, n.6

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 6/1997 al trattamento di alcuni dati sensibili da parte degli investigatori privati”, 29 dicembre 1997.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 1 del 2 gennaio 1998)

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dà dati personali;

Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/ 1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Considerato che il trattamento di questi dati da parte di privati ed enti pubblici economici è permesso, di regola, solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati (art. 22, comma 1, legge n. 675/1996);

Considerato che una speciale disposizione (art. 22, comma 4, legge n. 675/1996) permette di trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale senza il consenso degli interessati, quando il trattamento autorizzato dal Garante è necessario per svolgere una investigazione nell’ambito di un procedimento penale (articoli 190 del codice di procedura penale e 38 delle relative norme di attuazione) o, comunque, per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto di rango pari a quello dell’interessato;

Considerato che il Garante ha già rilasciato un’autorizzazione di ordine generale relativa ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (n. 2/1997, emanata il 27 novembre 1997), anche in riferimento alle predette finalità di ordine giudiziario;

Considerato che numerosi trattamenti aventi tali finalità sono effettuati con l’ausilio di investigatori privati, e che e pertanto opportuno integrare le prescrizioni dell’autorizzazione n. 2/1997 mediante un ulteriore provvedimento di ordine generale che tenga conto dello specifico contesto dell’investigazione privata, anche al fine di armonizzare le prescrizioni da impartire alla categoria;

Ritenuta la necessità di applicare anche al caso di specie le considerazioni già espresse con l’autorizzazione n. 2/1997 per ciò che riguarda la natura provvisto ria delle autorizzazioni generali e i criteri direttivi prescelti per la determinazione delle relative prescrizioni;

Considerato che ultori misure ed accorgimenti saranno prescritti dal Garante all’atto della sottoscrizione dell’apposito codice di deontologia e di buona condotta che il Garante è in procinto di promuovere (art. 22, comma 4, legge n. 675/1996);

Autorizza

gli investigatori privati a trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle persone fisiche e giuridiche, agli istituti, agli enti, alle associazioni e agli organismi che esercitano un’attività di investigazione privata autorizzata con licenza
prefettizia (art. 134 dì regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni).

Il trattamento può essere effettuato unicamente:

per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero un diritto della Personalità o un altro diritto fondamentale ed inviolabile;
b)su incarico di un difensore nell’ambito del procedimento penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli tini dell’esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di procedura penale e 38 delle relative norme di attuazione).

Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciate ai tini dello svolgimento delle investigazioni nel procedimento penale o per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria, in particolare:

a) nell’ambito dei rapporti di lavoro (autorizzazione n. 1/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 21 novembre 1997, n. 272);

b) relativamente ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (autorizzazione generale n. 2/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279);

c) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni (autorizzazione generale n. 3/1997, pubblicata nella Gazzetta Uff iciale della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279);

d) da parte dà liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali, ivi indugi i difensori e i relativi sostituti ed ausiliari (autorizzazione generale n. 4/1997, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 2 dicembre 1997, n. 281).

2) Categorie di dati e interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, qualora ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specifici incarichi conferiti per scopi determinati e legittimi nell’ambito delle finalità di cui al punto 1).

I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.

3) Modalità di trattamento.

Gli investigatori privati non possono intraprendere di propria novativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente sulla base di un apposito incarico conferito per iscritto, anche da un difensore, per le esclusive finalità di cui al punto 1).

L’atto di incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento penale al quale l’investigazione è collegata, nonché i principali elementi di fatto che giustificano l’investigazione e il termine ragionevole fissato per la sua ultimazione.

I dati devono essere registrati ed elaborati mediante logiche e forme di organizzazione strettamente correlate alle finalità di cui al punto 1).

L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati deve essere infornata ai sensi dell’art. 10, comma 1, della legge n. 675/1996, ponendo in particolare evidenza l’identità e la qualità professionale dell’investigatore nonché la natura facoltativa del conferimento dei dati.

Nel caso in cui i dati sono raccolti presso terzi, è necessario infornare l’interessato e acquisire il suo consenso scritto (articoli 10, commi 3 e 4 e 22, comma 4, legge n. 675/1996), solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario per esercitare il diritto in sede giudiziaria o per svolgere le investigazioni difensive, oppure se i dati sono utilizzati per ulteriori finalità non incompatibili con quelle precedentemente perseguite.

Il difensore o il soggetto che ha conferito l’incarico devono essere informati periodicamente dell’andamento dell’investigazione, anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circa le determinazioni da adottare riguardo all’esercizio del diritto in sede giudiziaria o al diritto alla prova

L’investigatore privato deve eseguire personalmente l’incarico ricevuto, e non può avvalersi di altri investigatori non indicati nominativamente all’atto dà conferimento dell’incarico.

Nel caso in cui si avvalga di collaboratori interni designati quali responsabili o incaricati del trattamento in conformità a quanto previsto dagli articoli 8 e 19 della legge n. 675/1996, l’investigatore privato deve vigilare con cadenza almeno settimanale sulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Per quanto non previsto nella presente autorizzazione, il trattamento deve essere effettuato nel rispetto delle ulteriori prescrizioni contenute nella citata autorizzazione generale n. 2/1997, in particolare per ciò che riguarda le informazioni relative ai nascituri e ai dati genetici.

Il trattamento dà dati deve inoltre rispettare le prescrizioni di un apposito codice di deontologia e di buona condotta, che il Garante è in procinto di promuovere ai sensi degli articoli 22, comma 4 e 31, comma 1, lettera è), della legge n. 675/1996.

4) Conservazione dei dati

Nel quadro dì rispetto dell’obbligo previsto dall’ art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l’incarico ricevuto.

A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dì dati rispetto alle finalità perseguite e all’incarico conferito.

Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per l’immediata comunicazione al difensore o al soggetto che ha conferito l’incarico.

La mera pendenza del procedimento al quale l’investigazione è collegata, omero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi, una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte dell’investigatore privato.

5) Comunicazione e diffusione dei dati

I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha conferito l’incarico.

I dati non possono essere comunicati ad un altro investigatore privato, salvo che questi sia stato indicato nominativamente nell’atto di incarico e la comunicazione sia necessaria per lo svolgimento dei compiti affidati.

I dati idonei lo stato di salute possono essere diffusi solo se è necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996), con l’osservanza delle norme che regolano la materia

I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

6) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione dà presente provvedimento, devono intendersi accolte Riti termini di cui al provvedimento medesimo;

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

7) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, omero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:

a) dagli articoli 4 (impianti e apparecchiature per finalità di controllo a distanza dei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni dà lavoratore o su altri fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale) della legge 20 maggio 1970, n. 300;

b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di sieropositività e di infezione da HIV;

c) dalle norme processuali o volte a prevenire discriminazioni;

d) dall’art. 734-bis del codice penale, il quale vieta la divulgazione non consensuale delle generalità o dell’immagine della persona offesa da atti di violenza sessuale.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all’estero dei dati.

Restano fermi, in particolare, gli obblighi previsti in tema di liceità e di correttezza nell’uso di strumenti o apparecchiature che permettono la raccolta di informazioni anche sonore o visive, ovvero in tema di accesso a banche dati o di cognizione del contenuto della corrispondenza e di comunicazioni o conversazioni telefoniche, telematiche o tra soggetti presenti.

Resta ferma la facoltà per le persone fisiche di trattare direttamente dati per l’esclusivo fine della tutela di un proprio diritto in sede giudiziaria, anche nell’ambito delle investigazioni relative ad un procedimento penale. In tali casi, la legge n. 675/1996 non si applica anche se i dati sono comunicati occasionalmente ad una autorità giudiziaria o a terzi, sempreché i dati non siano destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 3 della legge n. 675/1996).

8) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia fino al 30 settembre 1998.

Qualora alla data odierna il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare può adeguarsi ad esse entro il 20 gennaio 1998, sempreché le caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento entro un termine più breve.

Resta ferma la data del 31 dicmbre 1997 prevista dall’autorizzazione n. 2/1997 per l’adeguamento alle relative prescrizioni.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 29 dicembre 1997