Autorizzazione 19 novembre 1997, n.1

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 1/1997 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro”, 19 novembre 1997.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 272 del 21 novembre 1997)

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Rilevato che tali dati possono essere trattati dai soggetti pubblici solo in presenza di un’apposita disposizione di legge che specifichi i dati che possono essere trattati, le operazioni eseguibili e le rilevanti finalità di interesse pubblico perseguite, senza necessità, pertanto, di un’autorizzazione di questa Autorità; constatato che i soggetti pubblici possono proseguire fino al 7 maggio 1998 i trattamenti di dati sensibili iniziati prima dell’ 8 maggio 1997, previa comunicazione a questo Garante;

Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati, e che occorre quindi riferire solo a tali soggetti l’ambito di applicazione delle autorizzazioni, fatta eccezione per il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute da parte degli organismi sanitari pubblici, che sarà preso in considerazione con separato provvedimento in applicazione dell’art. 23 della legge n. 675/1996;

Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti, come precisato dall’art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, nel testo sostituito dall’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123;

Ritenuto opportuno rilasciare alcune autorizzazioni generali prima della scadenza del termine del 30 novembre 1997, e ciò al fine di semplificare gli adempimenti che la legge n 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonché di assicurare una migliore funzionalità dell’ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni;

Rilevato che sono in fase di predisposizione alcuni decreti legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati personali che, in attuazione della legge 31 dicembre 1996, n. 676, dovranno prevedere entro il 23 luglio 1998 alcune norme integrative in tema di dati sensibili, anche in attuazione delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d’Europa;

Considerata, quindi, l’opportunità che in questa fase transitoria le autorizzazioni non rechino disposizioni particolarmente dettagliate, e ciò allo scopo di evitare che l’attività dei titolari, ferme restando alcune garanzie per gli interessati, sia soggetta a modifiche sostanziali in un breve periodo di tempo;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare, allo stato, alcune autorizzazioni provvisorie, in conformità anche a quanto previsto dall’emanando regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio di questa Autorità;

Ritenuta, tuttavia, la necessità che le autorizzazioni prendano in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell’applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater );

Considerata la necessità che sia garantito, anche nell’attuale fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazioni del Consiglio d’Europa;

Considerato che un ampio numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato ai fini dell’adempimento di obblighi contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali nell’ambito dei rapporti di lavoro, e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di un’autorizzazione generale ai sensi dell’art 41, comma 7, della legge n. 675/1996;

Autorizza:

il trattamento dei dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte:

a ) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche o parziali o temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e c);
b ) a organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria.

L’autorizzazione riguarda anche l’attività svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

a ) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b ) a consulenti e a libero professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
c ) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d ) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;
e ) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1).

3) Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:

a ) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ovvero dalla normativa comunitaria, in particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di previdenza e assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicureza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica;
b ) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c ) per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo;
d ) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria anche da parte di un terzo, sempreché, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’ interessato.

4) Categorie di dati

Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3) e, in particolare:

a ) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa, nonché la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell’obiezione di coscienza;
b ) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici (sempreché il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, da contratti collettivi anche aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonché i dati inerenti alle attività o agli incarichi sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;
c ) nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidità, infermità, maternità e puerperio, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all’idoneità psicofisica a svolgere determinate mansioni o all’appartenenza a categorie protette.

5) Modalità di trattamento

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3).

Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto dell’interessato e di informare l’interessato medesimo, in conformità a quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

6) Conservazione dei dati

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’articolo 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante verifiche periodiche, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati.

7) Comunicazione e diffusione dei dati

Ai sensi dell’articolo 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia.

I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.

Gli altri dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza e assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell’interessato.

8) Richieste di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

9) Norme finali

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:

a ) nell’articolo 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professinale del lavoratore;
b ) nell’articolo 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135 che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per l’instaurazione di un rapporto di lavoro, l’esistenza di uno stato di sieropositività;
c ) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

10) Efficacia temporale e disciplina transitoria

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 30 novembre 1997, fino al 30 settembre 1998.

Qualora alla data del 30 novembre 1997 il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare può adeguarsi a esse entro il 31 dicembre 1997, sempreché le caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento entro un termine più breve.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 19.11.1997

Il Presidente : Rodotà