Accordo 19 settembre 2014, n.11677

Accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea sul registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che svolgono attività di concorso all'elaborazione e attuazione delle politiche dell'Unione europea, 19 settembre 2014, n. 11677.

I. PRINCIPI DEL REGISTRO
1. L'istituzione e la gestione del registro lasciano impregiudicati gli obiettivi del Parlamento europeo ai sensi della risoluzione dell'8 maggio 2008 sull'elaborazione di un quadro per le attività dei rappresentanti di interessi (lobbisti) presso le istituzioni europee e della sua decisione dell'11 maggio 2011 sulla conclusione di un accordo interistituzionale tra il Parlamento europeo e la Commissione su un registro comune per la trasparenza.
2. La gestione del registro si svolge nel rispetto dei principi generali del diritto dell'Unione, e in particolare dei principi di proporzionalità e di non discriminazione.
3. La gestione del registro si svolge nel rispetto del diritto dei deputati al Parlamento europeo di esercitare il loro mandato parlamentare senza restrizioni.
4. La gestione del registro non incide sulle competenze o prerogative delle parti né condiziona i loro rispettivi poteri organizzativi.
5. Le parti si adoperano per trattare in maniera analoga tutti gli operatori che esercitano attività analoghe e per garantire condizioni paritarie nella registrazione di organizzazioni e liberi professionisti svolgenti attività di concorso all'elaborazione ed attuazione delle politiche dell'Unione.

II. STRUTTURA DEL REGISTRO
6. Il registro è strutturato nel modo seguente:
a) disposizioni sull'ambito di applicazione del registro, sulle attività contemplate dal registro, sulle definizioni, sugli incentivi e sulle esenzioni;
b) categorie di registrazione (allegato I);
c) informazioni richieste a coloro che intendono registrarsi, compresi gli obblighi in materia di informazione finanziaria (allegato II);
d) codice di condotta (allegato III);
e) meccanismi di segnalazione e reclamo e provvedimenti applicabili in caso di inosservanza del codice di condotta, comprese le procedure relative alle segnalazioni e all'istruzione e al trattamento dei reclami (allegato IV);
f) orientamenti in materia di attuazione recanti informazioni pratiche per coloro che intendono registrarsi.

III. AMBITO DI APPLICAZIONE DEL REGISTRO
Attività che rientrano nell'ambito di applicazione del registro
7. Rientrano nell'ambito di applicazione del registro tutte le attività, diverse da quelle di cui ai paragrafi 10, 11 e 12, svolte allo scopo di influenzare direttamente o indirettamente l'elaborazione o l'attuazione delle politiche e i processi decisionali delle istituzioni dell'Unione, a prescindere dal luogo in cui sono condotte e dai canali o mezzi di comunicazione impiegati — ad esempio l'esternalizzazione, i media, i contratti con intermediari specializzati, i centri studi (thinktanks), le piattaforme, i forum, le campagne e le iniziative adottate a livello locale.
Ai fini del presente accordo, per «influenza diretta» si intende l'influenza esercitata mediante contatto diretto o comunicazione diretta con le istituzioni dell'Unione o altra azione che faccia seguito a tali attività, mentre per «influenza indiretta» si intende l'influenza mediante il ricorso a vettori intermedi come i media, l'opinione pubblica, oppure conferenze o avvenimenti sociali mirati alle istituzioni dell'Unione.
In particolare, dette attività comprendono:
— i contatti con i membri e i loro assistenti, i funzionari e gli altri agenti delle istituzioni dell'Unione,
— la preparazione, la divulgazione e la trasmissione di lettere, materiale informativo o documenti di dibattito e di sintesi,
— l'organizzazione di manifestazioni, riunioni, attività promozionali, conferenze o avvenimenti sociali, cui siano stati invitati membri e loro assistenti, funzionari o altri agenti delle istituzioni dell'Unione; nonché
— i contributi volontari e la partecipazione a consultazioni o audizioni formali su futuri atti legislativi o altri atti giuridici dell'Unione ovvero ad altre consultazioni pubbliche.
8. Sono chiamati a registrarsi, a prescindere dal loro stato giuridico, tutte le organizzazioni e i liberi professionisti che svolgano attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro, siano esse in corso o in preparazione.
Qualsiasi attività rientrante nell'ambito di applicazione del registro e svolta a contratto da un intermediario che fornisca consulenza legale o altra consulenza professionale comporta l'ammissibilità alla registrazione sia per l'intermediario sia per il suo cliente. L'intermediario deve dichiarare tutti i clienti vincolati da tali contratti, nonché le entrate relative a ciascun cliente derivanti da attività di rappresentanza quali definite all'allegato 2, punto II.C.2.b. L'adempimento di tale obbligo non esonera i clienti dal registrarsi e dall'includere nei propri preventivi di spesa il costo di eventuali attività subappaltate a intermediari.
Attività che non rientrano nell'ambito di applicazione del registro
9. Le organizzazioni sono ammissibili alla registrazione soltanto se svolgono attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro, che si traducano in una comunicazione diretta o indiretta con le istituzioni dell'Unione. Le organizzazioni inammissibili possono essere radiate dal registro.
10. Le attività concernenti la prestazione di consulenza legale o altra consulenza professionale di altra natura non rientrano nell'ambito di applicazione del registro se:
— consistono in attività di consulenza e relazioni con enti pubblici destinate a informare più dettagliatamente i clienti in merito a una situazione giuridica generale o alla loro situazione giuridica specifica, ovvero a consigliarli in ordine all'opportunità o all'ammissibilità di un'azione legale o amministrativa nel quadro legislativo e regolamentare vigente,
— consistono in consulenze fornite ai clienti al fine di consentire loro di esercitare le proprie attività nel rispetto del diritto pertinente,
— consistono in analisi e studi, elaborati per i clienti, sui potenziali effetti di eventuali modifiche legislative o regolamentari sulla loro situazione giuridica o sul loro settore di attività,
— consistono nella rappresentanza in procedimenti di conciliazione o mediazione volti a prevenire il contenzioso dinanzi a organi giudiziari o amministrativi; oppure
— si riferiscono all'esercizio del diritto fondamentale del cliente a un processo equo, compreso il diritto alla difesa nei procedimenti amministrativi, come le attività esercitate da avvocati o altri professionisti.
Le attività che sono direttamente collegate a uno specifico procedimento giurisdizionale o amministrativo di cui siano parti un'impresa e i suoi consulenti, e che non siano di per sé intese a modificare il quadro giuridico vigente, esulano dall'ambito di applicazione del registro. Il presente comma si applica a tutti i settori di attività presenti nell'Unione europea.
Tuttavia, le seguenti attività concernenti la prestazione di consulenza legale o altra consulenza professionale rientrano nell'ambito di applicazione del registro quando sono intese a influenzare le istituzioni dell'Unione, i loro membri e i rispettivi assistenti, o i loro funzionari o altri agenti:
— la prestazione di assistenza tramite rappresentanza o mediazione, o la fornitura di materiale promozionale, comprese l'argomentazione e la redazione; e
— la prestazione di consulenza tattica o strategica, in particolare il sollevamento di questioni per il loro contenuto o i tempi della loro comunicazione sono intese a influenzare le istituzioni dell'Unione, i loro membri e i rispettivi assistenti o i loro funzionari o altri agenti.
11. Le attività delle parti sociali in quanto attori del dialogo sociale (sindacati, associazioni di datori di lavoro ecc.) non rientrano nell'ambito di applicazione del registro quando dette parti sociali esercitano il ruolo loro conferito dai trattati. Il presente paragrafo si applica, mutatis mutandis, a qualsiasi ente specificamente designato dai trattati a svolgere un ruolo istituzionale.
12. Le attività rispondenti a richieste dirette e individuali delle istituzioni dell'Unione o di deputati al Parlamento europeo, come le richieste specifiche o periodiche di informazioni concrete, dati o consulenze, non rientrano nell'ambito di applicazione del registro.
Disposizioni specifiche
13. Il registro non si applica alle chiese e alle comunità religiose. Tuttavia, gli uffici di rappresentanza o le persone giuridiche, gli uffici e le reti istituiti per rappresentare chiese e comunità religiose nelle loro relazioni con le istituzioni dell'Unione, come pure le loro associazioni, sono chiamati a registrarsi.
14. Il registro non si applica ai partiti politici. Tuttavia, qualsiasi organizzazione da essi istituita o sostenuta, che svolga attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro, è chiamata a registrarsi.
15. Il registro non si applica ai servizi governativi degli Stati membri, ai governi di paesi terzi, alle organizzazioni intergovernative internazionali e alle loro missioni diplomatiche.
16. Le autorità pubbliche regionali e i loro uffici di rappresentanza non sono chiamati a registrarsi, ma possono farlo se lo desiderano. Ogni associazione o rete creata per rappresentare collettivamente le regioni è chiamata a registrarsi.
17. Tutte le autorità pubbliche subnazionali diverse da quelle di cui al paragrafo 16 (come le amministrazioni locali e comunali o le città o i loro uffici di rappresentanza o le loro associazioni o reti) sono chiamate a registrarsi.
18. Le reti, le piattaforme o le altre forme di attività collettiva prive di stato giuridico o di personalità giuridica, ma che costituiscono di fatto una fonte organizzata di persuasione e che svolgono attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro sono chiamate a registrarsi. I membri di tali forme di attività collettiva designano un rappresentante che agisca quale persona di contatto, responsabile delle relazioni con il segretariato congiunto del registro per la trasparenza (SCRT).
19. Le attività da prendere in considerazione ai fini della valutazione dell'ammissibilità alla registrazione sono quelle mirate (direttamente o indirettamente) alle istituzioni, alle agenzie e agli organismi dell'Unione, nonché ai loro membri e ai rispettivi assistenti e ai loro funzionari e altri agenti. Non figurano tra tali attività quelle rivolte agli Stati membri, in particolare quelle dirette alle loro rappresentanze permanenti presso l'Unione europea.
20. Le reti, federazioni, associazioni o piattaforme europee sono incoraggiate a elaborare orientamenti comuni e trasparenti affinché i loro membri possano individuare le attività rientranti nell'ambito di applicazione del registro. Esse sono altresì chiamate a rendere pubblici tali orientamenti.

IV. NORME APPLICABILI A COLORO CHE EFFETTUANO LA REGISTRAZIONE
21. Mediante la registrazione, le organizzazioni e le persone fisiche e giuridiche interessate:
— consentono che le informazioni da loro fornite ai fini della registrazione diventino di pubblico dominio,
— si impegnano ad agire in conformità del codice di condotta di cui all'allegato III e, se del caso, a trasmettere il testo di eventuali codici deontologici cui siano vincolate,
— garantiscono la correttezza delle informazioni fornite e s'impegnano ad ottemperare alle richieste amministrative di informazioni aggiuntive e di aggiornamenti,
— consentono che le segnalazioni o i reclami che li riguardano siano trattati in base alle disposizioni del codice di condotta di cui all'allegato III,
— consentono ad essere soggette ai provvedimenti applicabili in caso di inosservanza del codice di condotta di cui all'allegato III e riconoscono che i provvedimenti di cui all'allegato IV possono essere loro applicati in caso di inosservanza del codice di condotta,
— prendono atto che le parti possono, su richiesta e fatte salve le disposizioni del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, essere tenute a rendere noti la corrispondenza e altri documenti relativi alle attività dei soggetti registrati.

V. ATTUAZIONE
22. I Segretari generali del Parlamento europeo e della Commissione europea sono responsabili della vigilanza sul sistema e di tutti i principali aspetti operativi e adottano di comune intesa le misure necessarie per dare attuazione al presente accordo.
23. Sebbene il sistema sia gestito congiuntamente, le parti conservano la facoltà di utilizzare il registro in maniera indipendente per i propri specifici obiettivi.
24. Ai fini dell'attuazione del sistema, i servizi del Parlamento europeo e della Commissione europea mantengono una struttura operativa comune, denominata «Segretariato congiunto del registro per la trasparenza (SCRT)». L'SCRT è composto da un gruppo di funzionari del Parlamento europeo e della Commissione europea, secondo modalità concordate dai servizi competenti. L'SCRT è coordinato da un capo unità presso il segretariato generale della Commissione europea. I compiti dell'SCRT comprendono l'elaborazione di orientamenti attuativi rientranti nei limiti del presente accordo e atti a facilitare l'interpretazione coerente delle norme da parte di coloro che effettuano la registrazione e il controllo della qualità del contenuto del registro. L'SCRT si avvale delle risorse amministrative disponibili per verificare la qualità del contenuto del registro, fermo restando, tuttavia, che i soggetti che si registrano sono i responsabili finali delle informazioni fornite.
25. Le parti organizzano attività di formazione appropriate e progetti di comunicazione interna adeguati per promuovere la conoscenza del registro e delle procedure di segnalazione e di reclamo presso i propri membri e il proprio personale.
26. Le parti adottano le misure appropriate per promuovere all'esterno la conoscenza del registro e il suo utilizzo.
27. Una serie di statistiche di base, estratte dalla banca dati del registro, è regolarmente pubblicata sul sito web del registro per la trasparenza contenuto nel portale Europa ed è accessibile mediante un motore di ricerca di facile utilizzo. Il contenuto pubblico di tale banca dati è disponibile in formati elettronici a lettura ottica.
28. Una relazione annuale sulla gestione del registro è presentata dai Segretari generali del Parlamento europeo e della Commissione europea rispettivamente al Vicepresidente competente del Parlamento europeo e al Vicepresidente competente della Commissione europea. La relazione annuale fornisce informazioni concrete sul registro, sul suo contenuto e sul sua andamento ed è pubblicata ogni anno per l'anno civile precedente.

VI. PROVVEDIMENTI APPLICABILI AI SOGGETTI REGISTRATI ADEMPIENTI
29. I titoli di accesso al Parlamento europeo sono rilasciati alle persone che rappresentano o lavorano per organizzazioni rientranti nell'ambito di applicazione del registro unicamente qualora tali organizzazioni o persone siano registrate. La registrazione, tuttavia, non conferisce automaticamente il diritto al rilascio di tali titoli di accesso. Il rilascio e il controllo dei titoli di accesso di lunga durata ai locali del Parlamento europeo restano procedimenti interni di competenza di tale Istituzione.
30. Le parti offrono incentivi, nell'ambito dei loro poteri amministrativi, al fine di incoraggiare la registrazione nel quadro istituito dal presente accordo.
Tra gli incentivi offerti dal Parlamento europeo a coloro che intendono registrarsi possono figurare i seguenti:
— un'ulteriore agevolazione dell'accesso ai locali del Parlamento europeo, ai deputati e ai rispettivi assistenti, nonché ai funzionari e agli altri agenti dell'Istituzione,
— l'autorizzazione a organizzare o co-ospitare manifestazioni nei locali del Parlamento europeo,
— la trasmissione agevolata di informazioni, in particolare medianti indirizzari («mailing list») specifici,
— la partecipazione in qualità di intervenienti alle audizioni delle commissioni,
— il patrocinio del Parlamento europeo.
Tra gli incentivi offerti dalla Commissione europea a coloro che intendono registrarsi possono figurare:
— provvedimenti relativi alla trasmissione di informazioni ai soggetti registrati in occasione di consultazioni pubbliche;
— provvedimenti relativi ai gruppi di esperti e ad altri organi consultivi;
— indirizzari («mailing list») specifici;
— il patrocinio della Commissione europea.
Le parti comunicano a coloro che effettuano la registrazione gli incentivi specifici di cui possono beneficiare.

VII. PROVVEDIMENTI APPLICABILI IN CASO DI INOSSERVANZA DEL CODICE DI CONDOTTA
31. Chiunque, utilizzando il modulo di comunicazione disponibile sul sito web del registro, può effettuare segnalazioni e presentare reclami concernenti eventuali inosservanze del codice di condotta di cui all'allegato III. Le segnalazioni e i reclami sono trattati secondo le procedure previste all'allegato IV.
32. Il sistema della segnalazione è uno strumento inteso a integrare i controlli di qualità svolti dall'SCRT conformemente al paragrafo 24. Chiunque può effettuare una segnalazione in merito a errori di fatto relativi alle informazioni fornite dai soggetti registrati. Possono essere effettuate anche segnalazioni in merito alle registrazioni inammissibili.
33. Chiunque può presentare un reclamo formale qualora presuma un'inosservanza del codice di condotta, diversa da un errore di fatto, da parte di un soggetto registrato. I reclami sono fondati su fatti concreti riguardanti la presunta inosservanza del codice di condotta.
L'SCRT indaga sulla presunta inosservanza, nel debito rispetto dei principi di proporzionalità e di buona amministrazione. L'inosservanza intenzionale del codice di condotta da parte di soggetti registrati o di loro rappresentanti determina l'applicazione dei provvedimenti di cui all'allegato IV.
34. Qualora l'SCRT, nell'ambito delle procedure di cui ai paragrafi da 31 a 33, constati ripetuti episodi di mancata cooperazione o comportamento scorretto oppure un'inosservanza grave del codice di condotta, il soggetto registrato di cui trattasi è radiato dal registro per un periodo di uno o due anni, con menzione pubblica del provvedimento nel registro ai sensi dell'allegato IV.

VIII. PARTECIPAZIONE DI ALTRE ISTITUZIONI E ORGANI
35. Il Consiglio europeo e il Consiglio sono invitati ad aderire al registro. Le altre istituzioni e agenzie e gli altri organismi dell'Unione sono incoraggiati a utilizzare il quadro istituito dal presente accordo come strumento di riferimento per le loro interazioni con le organizzazioni e i liberi professionisti svolgenti attività di concorso all'elaborazione ed attuazione delle politiche dell'Unione.

IX. DISPOSIZIONI FINALI
36. Il presente accordo sostituisce l'accordo tra il Parlamento europeo e la Commissione europea del 23 giugno 2011, i cui effetti cessano alla data di applicazione del presente accordo.
37. Il registro è sottoposto a riesame nel 2017.
38. Il presente accordo entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Esso si applica a decorrere dal 1° gennaio 2015.
I soggetti già registrati alla data di applicazione del presente accordo modificano la loro registrazione al fine di conformarsi alle nuove norme previste dal presente accordo entro il termine di tre mesi a decorrere da tale data.