Autorizzazione 30 settembre 1998, n.6

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 6/1998 al trattamento di alcuni dati sensibili da parte degli investigatori privati”, 30 settembre 1998.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 229 del 1° ottobre 1998)

Il Garante

(omissis)

Autorizza:

gli investigatori privati a trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

Ambito di applicazione e finalità del trattamento.
L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle persone fisiche e giuridiche, agli istituti, agli enti, alle associazioni e agli organismi che esercitano un’attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni).

Il trattamento può essere effettuato unicamente:

a) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero un diritto della personalità o un altro diritto fondamentale ed inviolabile;

b) su incarico di un difensore nell’ambito del procedimento penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini dell’esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di procedura penale e 38 delle relative norme di attuazione).

Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciate ai fini dello svolgimento delle investigazioni nel procedimento penale o per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria, in particolare:

a) nell’ambito dei rapporti di lavoro (autorizzazione n. 1/1998, emanata il 30 settembre 1998)

b) relativamente ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (autorizzazione generale n. 2/1998, emanata il 30 settembre 1998);

c) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni (autorizzazione generale n. 3/1998, emanata il 30 settembre 1998);

d) da parte dei liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali, ivi inclusi i difensori e i relativi sostituti ed ausiliari (autorizzazione generale n. 4/1998, emanata il 30 settembre 1998).

2) Categorie di dati e interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, qualora ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specifici incarichi conferiti per scopi determinati e legittimi nell’ambito delle finalità di cui al punto 1).

I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.

3) Modalità di trattamento.

Gli investigatori privati non possono intraprendere di propria iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente sulla base di un apposito incarico conferito per iscritto, anche da un difensore, per le esclusive finalità di cui al punto 1).

L’atto di incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento penale al quale l’investigazione è collegata, nonché i principali elementi di fatto che giustificano l’investigazione e il termine ragionevole fissato per la sua ultimazione.

I dati devono essere registrati ed elaborati mediante logiche e forme di organizzazione strettamente correlate alle finalità di cui al punto 1).

L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati deve essere infornata ai sensi dell’art. 10, comma 1, della legge n. 675/1996, ponendo in particolare evidenza l’identità e la qualità professionale dell’investigatore nonché la natura facoltativa del conferimento dei dati.

Nel caso in cui i dati sono raccolti presso terzi, è necessario informare l’interessato e acquisire il suo consenso scritto (articolo 10, commi 3 e 4 e 22, comma 4, legge n. 675/1996), solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario per esercitare il diritto in sede giudiziaria o per svolgere le investigazioni difensive, oppure se i dati sono utilizzati per ulteriori finalità non incompatibili con quelle precedentemente perseguite.

Il difensore o il soggetto che ha conferito l’incarico devono essere informati periodicamente dell’andamento dell’investigazione, anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circa le determinazioni da adottare riguardo all’esercizio del diritto in sede giudiziaria o al diritto alla prova

L’investigatore privato deve eseguire personalmente l’incarico ricevuto, e non può avvalersi di altri investigatori non indicati nominativamente all’atto del conferimento dell’incarico.

Nel caso in cui si avvalga di collaboratori interni designati quali responsabili o incaricati del trattamento in conformità a quanto previsto dagli articoli 8 e 19 della legge n. 675/1996, l’investigatore privato deve vigilare con cadenza almeno settimanale sulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Per quanto non previsto nella presente autorizzazione, il trattamento deve essere effettuato nel rispetto delle ulteriori prescrizioni contenute nella citata autorizzazione generale n. 2/1998, in particolare per ciò che riguarda le informazioni relative ai nascituri e ai dati genetici.

Il trattamento dei dati deve inoltre rispettare le prescrizioni di un apposito codice di deontologia e di buona condotta, che il Garante è in procinto di promuovere ai sensi degli articoli 22, comma 4 e 31, comma 1, lettera h), della legge n. 675/1996.

4) Conservazione dei dati.

Nel quadro dei rispetto dell’obbligo previsto dall’ art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l’incarico ricevuto.

A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto alle finalità perseguite e all’incarico conferito.

Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per l’immediata comunicazione al difensore o al soggetto che ha conferito l’incarico.

La mera pendenza del procedimento al quale l’investigazione è collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi, una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte dell’investigatore privato.

5) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha conferito l’incarico.

I dati non possono essere comunicati ad un altro investigatore privato, salvo che questi sia stato indicato nominativamente nell’atto di incarico e la comunicazione sia necessaria per lo svolgimento dei compiti affidati.

I dati idonei lo stato di salute possono essere diffusi solo se è necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996), con l’osservanza delle norme che regolano la materia.

I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

6) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

7) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:

a) dagli articoli 4 (impianti e apparecchiature per finalità di controllo a distanza dei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni del lavoratore o su altri fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale) della legge 20 maggio 1970, n. 300;

b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di sieropositività e di infezione da HIV;

c) dalle norme processuali o volte a prevenire discriminazioni;

d) dall’art. 734-bis del codice penale, il quale vieta la divulgazione non consensuale delle generalità o dell’immagine della persona offesa da atti di violenza sessuale.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all’estero dei dati.

Restano fermi, in particolare, gli obblighi previsti in tema di liceità e di correttezza nell’uso di strumenti o apparecchiature che permettono la raccolta di informazioni anche sonore o visive, ovvero in tema di accesso a banche dati o di cognizione del contenuto della corrispondenza e di comunicazioni o conversazioni telefoniche, telematiche o tra soggetti presenti.

Resta ferma la facoltà per le persone fisiche di trattare direttamente dati per l’esclusivo fine della tutela di un proprio diritto in sede giudiziaria, anche nell’ambito delle investigazioni relative ad un procedimento penale. In tali casi, la legge n. 675/1996 non si applica anche se i dati sono comunicati occasionalmente ad una autorità giudiziaria o a terzi, sempreché i dati non siano destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 3 della legge n. 675/1996).

8) Efficacia temporale.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 1998, fino al 30 settembre 1999.

La presente Autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana.