Autorizzazione 30 settembre 1998, n.4

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 4/1998 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti”, 30 settembre 1998.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 229 del 1° ottobre 1998)

Il Garante

(omissis)

Autorizza:

i liberi professionisti, iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge n. 675/96, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1. Ambito di applicazione.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, o in conformità alle norme di attuazione dell’articolo 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza.

Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi dell’articolo 34 del regio decreto – legge 27 novembre 1933, n. 1578, e successive modificazioni e integrazioni, recante l’ordinamento della professione di avvocato.

L’autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’articolo 2232 del Codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.

Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati sensibili effettuato:

a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/1998;

b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l’autorizzazione generale n. 1/1998;

c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.

2. Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai clienti.

I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l’esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi. In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata autorizzazione generale n. 2/1998.

3. Finalità del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli fini dell’espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento professionale, e in particolare:

a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;

b) per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, anche da parte di terzi;

c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel procedimento penale delle investigazioni di cui all’articolo 38 delle norme di attuazione del Codice di procedura penale, anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici.

4. Modalità di trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate all’incarico conferito dal cliente.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/96 concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all’estero dei dati.

Restano inoltre fermi gli obblighi:

a) di informare l’interessato ai sensi dell’articolo 10, commi 1 e 3 della legge n. 675/96, anche quando i dati sono raccolti presso terzi;

b) di acquisire il consenso scritto.

Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c), l’informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto, sono necessari anche in riferimento ai dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità, oppure, per altre finalità con esse non incompatibili.

Le informative devono permettere all’interessato di comprendere agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo professionista o un’associazione di professionisti, ovvero se ricorre un’ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti.

Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del trattamento preposti all’espletamento di compiti amministrativi.

5. Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’articolo 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/96, i dati sensibili possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi, regolamenti o dalla normativa comunitaria e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi conferiti.

A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.

I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi.

6. Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dell’incarico conferito e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia (articolo 23, comma 4, della legge n. 675/96). I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

7. Richiesta di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

8. Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonché dalle norme volte a prevenire discriminazioni.

Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.

9. Efficacia temporale.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 1998, fino al 30 novembre 1999.

La presente Autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.