Autorizzazione 15 dicembre 1997, n.5

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 5/1997 al trattamento dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari”, 15 dicembre 1997.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 294 del 18 dicembre 1997)

IL GARANTE

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni od integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;

Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati (art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996);

Considerato che il Garante può rilasciare autorizzazione anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con provvedimenti generali, nei riguardi di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996, modificato dall’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);

Ritenuto opportuno rilasciare un’autorizzazione generale volta a semplificare gli adempimenti previsti dalla legge n. 675/1996, ad armonizzare le prescrizioni da impartire e a favorire la funzionalità d’Ufficio del Garante;

Rilevato che sono in fase di predisposizione alcuni decreti legislativi per il completamento della disciplina sulla protezione dei dati personali, i quali, in attuazione della legge 31 dicembre 1996, n. 676, dovranno prevedere entro il 23 luglio 1998 alcune norme integrative riguardanti i dati sensibili, anche in attuazione delle raccomandazioni adottato in materia dal Consiglio d’Europa;

Considerata l’opportunità che in questa fase transitoria le autorizzazioni non rechino disposizioni particolarmente dettagliate, e ciò allo scopo di evitare che 1’attività dei titolari sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo, forme restando alcune garanzie por gli interessati;

Ritenuto pertanto opportuno rilasciare, allo stato, un’autorizzazione provvisoria, anche in conformità a quanto previsto dall’emanando regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio di questa Autorità;

Ritenuta, tuttavia, la necessità che l’autorizzazione prenda in considerazione le finalità dei trattamenti le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti è prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini della applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione (art. 7, comma 5 quater);

Considerata la necessità che sia garantito, anche nell’attuale fase transitoria, il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale, principi valutati anche sulla base delle raccomandazioni del Consiglio d’Europa;

Considerato che numerosi trattamenti di dati sensibili sono effettuati da persone fisiche o giuridiche operanti nei rami assicurativo, previdenziale, assistenziale, bancario, finanziario e di intermediazione finanziaria, nel settore turistico e del trasporto di persone, delle ricerche di mercato, dei sondaggi di opinione o della selezione del personale, nonchè della mediazione ai fini matrimoniali, e che è pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di una autorizzazione generale ai sensi dell’art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;

AUTORIZZA

il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

CAPO I

ATTIVITÀ BANCARIE, ASSICURATIVE, DI GESTIONE DI FONDI O DEL SETTORE TURISTICO O DEL TRASPORTO

1) Soggetti ai quali e rilasciata l’autorizzazione:

a) imprese autorizzate all’esercizio dell’attività bancaria o assicurativa od organismi che le riuniscono;

b) società od altri organismi che gestiscono fondi pensione o di assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza;

c) società ed altri organismi per la gestione o l’intermediazione di fondi comuni di investimento o di valori mobiliari;

d) società ed altri organismi che emettono carte di credito o altri mezzi di pagamento, o che ne gestiscono le relative operazioni;

e) imprese che svolgono autonome attività strettamente connesse e strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative alla rilevazione dei rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni massive di documenti, alla trasmissione dati, all’imbustamento o allo smistamento della corrispondenza, nonché alla gestione di esattorie o tesorerie;

f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del trasporto, ivi comprese le agenzie di viaggio e gli operatori turistici.

2) Finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti di cui al punto 1) assumono, nel proprio settore di attività, al fine di fornire specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall’interessato.

L’autorizzazione è rilasciata anche per adempiere o per esigere l’adempimento ad obblighi previsti, anche in materia fiscale, dalla legge, dai regolamenti dalla normativa comunitaria o dai contrari collettivi o prescritti da autorità od organi di vigilanza o di controllo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti.

Il trattamento avente tali finalità può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per espletare compiti di organizzazione o di gestione amministrativa di imprese, società, cooperative o consorzi.

3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sono forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto dall’interessato che abbia manifestato il proprio consenso scritto ed informato. Nei medesimi limiti, è possibile trattare dati relativi a terzi, allorché non sia altrimenti possibile procedere alla fornitura al beneficiario dei beni, delle prestazioni o dei servizi.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

4) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui al punto 2), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi fondi e casse di previdenza ed assistenza o società controllate e collegate ai sensi dell’art. 2359 del codice civile, nonché, ove necessario, ai familiari dell’interessato.

I titolari del trattamento, anche ai fini dell’eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell’interessato (art. 13, comma 1, lettera e), n. 4), della legge n. 675/1996), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un’annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.

I dati sensibili non possono essere diffusi.

CAPO II

SONDAGGI E RICHIESTE

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione e finalità del trattamento.

Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati ai soli fini del compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie.

Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmente determinati e legittimi, noti all’interessato.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

I1 trattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano: manifestato il proprio consenso informato, che abbiano risposto a questionari o ad interviste nell’ambito di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie.

Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.

I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se il trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla ricerca di raggiungere i suoi scopi.

3) Conservazione dei dati.

I1 trattamento successivo alla raccolta non dove permettere di identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un riferimento ad una qualsiasi altra informazione.

I dati personali, irrituali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla registrazione dei campioni raccolti La registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato.

Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilità per il titolare della raccolta, nonché per i suoi responsabili o incaricati, di utilizzare i dati personali al fine di verificare presso gli interessati la veridicità o l’esattezza dei campioni.

4) Comunicazione dei dati.

I dati sensibili non possono essere né comunicati né diffusi.

I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o diffusi in forma individuale o aggregata, sempreché non possano essere associati, anche a seguito del trattamento, ad interessati identificati o identificabili.

CAPO III

ATTIVITÀ DI ELABORAZIONE DI DATI

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione.

Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di un’attività svolta nell’interesse di altri soggetti, e che presuppone l’elaborazione di dati ed altre operazioni di trattamento eseguite in materia di lavoro ovvero a fini contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.

2) Prescrizioni applicabili.

I1 trattamento è regolato dalle autorizzazioni:

a) n. 1/1997, concernente il trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delle parti di un rapporto di lavoro (pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 272 del 21 novembre 1997), qualora le finalità perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.

b) n. 4/1997, riguardante il trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e di altri soggetti equiparati (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 281 del 2 dicembre 1997), qualora le finalità perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

CAPO IV

ATTIVITÀ DI SELEZIONE DEL PERSONALE

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati titolari autonomi di un’attività svolta anche di propria iniziativa nell’interesse di terzi, ai soli fini della ricerca o della selezione di personale.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute dei candidati all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta è giustificata da scopi determinati e legittimi ed è strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in particolare ai fini di un’assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

I1 trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a tale finalità, sia in caso di risposta a questionari inviati arche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso l’invio di curricola.

Non è consentito il trattamento dei dati:

a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, l’origine razziale ed etnica, e la vita sessuale;

b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore;

e) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

3) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui ai punti 1) e 2), a soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell’interessato.

I dati non possono essere diffusi.

CAPO V

MEDIAZIONE A FINI MATRIMONIALI.

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati che esercitano, anche attraverso agenzie autorizzate, un’attività di mediazione a fini matrimoniali o di instaurazione di un rapporto di convivenza.

2) Finalità del trattamento.

L’autorizzazione e rilasciata, anche senza richiesta, ai soli fini dell’esecuzione dei singoli incarichi conferiti in conformità alle leggi e ai regolamenti.

3) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti alle persone direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza.

Non è consentito il trattamento di dati relativi a persone minori di età in base all’ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque, in base alla legge italiana.

4) Categorie di dati oggetto di trattamenti.

Il trattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultino indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla personalità descritto o richiesto dalle persone interessate al matrimonio o alla convivenza.

I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati.

L’informativa preliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalità della loro comunicazione a terzi.

5) Comunicazione dei dati.

I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti all’esecuzione degli specifici incarichi ricevuti.

I titolari del trattamento, anche ai fini dell’eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell’interessato (art. 13, comma 1, lettera c), n. 4), della l. n. 675/1996), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante l’annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.

L’eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati sensibili deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa Autorità.

6) Norme finali.

Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti, in particolare nell’ambito della legge penale e della disciplina di pubblica sicurezza, conche in materia di tutela dei minori.

CAPO VI

PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAY8NTI

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

I) Dati idonei a rivelare lo stato di salute.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve essere effettuato anche nel rispetto del

dell’autorizzazione n. 2/1997, pubblicata Della Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 29 novembre 1997, n. 279.

Il trattamento dei dati genetici non è consentito dei casi previsti dalla presente autorizzazione.

2) Modalità di trattamento

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9 15,17 e 28 della legge n. 675/1996, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza o i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all’estero dei dati, il trattamento di dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e forme d organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità indicate nei capi che precedono.

Resta inoltre fermo l’obbligo di informare l’interessato, ai sensi dell’art. 10, commi I e 3, della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso terzi.

3) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lettera e) della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità ovvero per adempiere agli incarichi menzionati nei precedenti capi, verificando anche periodicamente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati trattati.

Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi o dai regolamenti.

Resta altresì fermo quanto previsto nel capo II in materia di sondaggi e di ricerche.

4) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a queste Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da attuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

5} Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:

dalla legge 20 maggio 1970, n. 300
dalla legge 5 giugno 1990, n. 135

Restano altresì fermi anche gli obblighi deontologici, nonché gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale.

Resta ferma, infine, la possibilità di diffondere dati anonimi anche aggregati.

6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 30 novembre 1997, fino al 30 settembre 1998.

Qualora alla data odierna il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni della presente autorizzazione, il titolare può adeguarsi ad esse entro il 15 gennaio 1998, semprechè le caratteristiche del trattamento non permettano un adeguamento entro un termine più breve.

Roma, 15 dicembre 1997.