Deliberazione 19 aprile 2007, n.17

Deliberazione 19 aprile 2007, n. 17: “Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalita’ di pubblicazioni e diffusione di atti e documenti di enti locali”

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana” n. 120 del 25 maggio 2007)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), anche in riferimento all’art. 154, comma 1, lett. h);

Esaminate le istanze (segnalazioni e quesiti) pervenute da cittadini e soggetti pubblici riguardo al trattamento di dati personali effettuato nelle attività connesse alla pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali;

Ritenuta l’opportunità di individuare un quadro unitario di misure e di accorgimenti necessari e opportuni, volti a fornire orientamenti utili per cittadini e amministrazioni interessate;

Visto il testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali (d.lg. 18 agosto 2000, n. 267);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell’Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante, n. 1/2000;

Relatore il dott. Mauro Paissan;

DELIBERA:

1. di adottare le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali” contenute nel documento allegato quale parte integrante della presente deliberazione (Allegato 1 );

2. che copia del presente provvedimento sia trasmessa al Ministero della giustizia-Ufficio pubblicazione leggi e decreti, per la sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai sensi dell’art. 143, comma 2, del Codice.

Roma, 19 aprile 2007

IL PRESIDENTE
Pizzetti

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli

Allegato 1

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Linee guida in materia di trattamento di dati personali per finalità di pubblicazione e diffusione di atti e documenti di enti locali

Sommario

1. Premessa
2. Protezione dati e trasparenza: considerazioni generali
3. Princìpi generali relativi al trattamento dati da parte degli enti locali
4. Forme di pubblicità dei dati personali contenuti in atti e provvedimenti
5. Impiego di tecniche informatiche e telematiche
6. Pubblicità assicurata mediante affissione all’albo pretorio
7. Materiale a stampa, pubblicazioni e volumi anche per scopi storici
8. Casi specifici che possono essere menzionati nel regolamento locale
a) gli atti anagrafici
b) gli estratti degli atti dello stato civile
c) le pubblicazioni matrimoniali
d) l’organizzazione degli uffici
e) dati reddituali
f) retribuzioni, compensi ed emolumenti
g) autorizzazioni e concessioni edilizie
9. La diffusione di dati personali su Internet tramite pagina web
10. Altri casi particolari
10.1. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica
10.2. Procedure concorsuali e graduatorie
10.2.1. Concorsi pubblici
10.2.2. Asili nido
10.2.3. Alienazione e assegnazione di alloggi di edilizia agevolata
10.2.4. Graduatorie delle domande di mobilità
11. Altri adempimenti da rispettare

1. Premessa

Diversi cittadini e amministrazioni si sono rivolti a questa Autorità prospettando alcune problematiche relative alle modalità con le quali gli enti locali danno pubblicità alla propria attività istituzionale, anche di vigilanza e controllo, in rapporto alla protezione dei dati personali contenuti in atti e documenti resi accessibili ai cittadini.
Considerato anche il rilevante numero di tali interessati il Garante ravvisa l’esigenza di adottare le presenti linee guida, suscettibili di periodico aggiornamento e nelle quali si tiene conto di precedenti decisioni dell’Autorità. (1)
In questa sede vengono prese in specifica considerazione solo questioni riguardanti la pubblicazione e diffusione di atti e documenti tenendo presente che, accanto alle forme di pubblicità scelte dagli enti locali o imposte per legge, restano vigenti gli obblighi per i medesimi enti di attuare la disciplina sul diritto di accesso ai documenti amministrativi e sul distinto diritto di accesso ai dati personali, che sono stati oggetto di numerosi provvedimenti del Garante. (2)

2. Protezione dati e trasparenza: considerazioni generali

La necessità di garantire un livello elevato di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali rispetto al trattamento dei dati personali (art. 2, comma 1, del Codice) non ostacola una piena trasparenza dell’attività amministrativa.
Tale tutela non preclude la valorizzazione delle attività di comunicazione istituzionale e la partecipazione dei cittadini alla vita democratica, favorite dall’impiego di nuove tecnologie che sono già utilizzate nell’ambito di proficue esperienze avviate nell’e-government e nelle reti civiche. Tuttavia, la presenza di dati personali negli atti e nei documenti conoscibili o diffusi dagli enti locali richiede, da parte di questi ultimi, alcune doverose valutazioni affinché siano rispettati i diritti degli interessati.
In presenza di taluni dati personali o di determinate forme di diffusione vanno inoltre individuate specifiche soluzioni e modalità per attuare la trasparenza in modo ponderato e secondo correttezza.

3. Princìpi generali relativi al trattamento dati da parte degli enti locali

Gli enti locali, in quanto soggetti pubblici, possono trattare dati di carattere personale anche sensibile e giudiziario solo per svolgere le rispettive funzioni istituzionali (art. 18, comma 2, del Codice).
Oltre alle garanzie previste dal Codice e da altre disposizioni normative in materia di protezione dei dati, l’ente locale deve osservare i presupposti e i limiti previsti da ogni altra disposizione di legge o di regolamento che rilevi ai fini del trattamento (art. 18, comma 3, del Codice).
Gli enti locali devono astenersi dal richiedere il consenso al trattamento dei dati da parte degli interessati (art. 18, comma 4, del Codice). Il consenso è infatti richiesto solo nei riguardi di soggetti privati ed enti pubblici economici, nonché in ambito sanitario (rispetto ad organismi sanitari pubblici ed esercenti le professioni sanitarie: artt. 18, comma 4, 23, 76 e ss. del Codice).
La pubblicazione e la divulgazione di atti e documenti determinano una “diffusione” di dati personali, comportando la conoscenza di dati da parte di un numero indeterminato di cittadini. L’interferenza nella sfera personale degli interessati che ne consegue è legittima, solo se la diffusione è prevista da una norma di legge o di regolamento (artt. 4, comma 1, lett. m), e 19, comma 3, del Codice).
Prima di intraprendere un’attività che comporta una diffusione di dati personali, l’ente locale deve valutare se la finalità di trasparenza e di comunicazione può essere perseguita senza divulgare tali dati, oppure rendendo pubblici atti e documenti senza indicare dati identificativi adottando modalità che permettano di identificare gli interessati solo quando è necessario: lo impone il principio di necessità, il quale comporta un obbligo di attenta configurazione di sistemi informativi e di programmi informatici per ridurre al minimo l’utilizzazione di dati personali (art. 3 del Codice).
Se questa valutazione preliminare porta a constatare che gli atti e i documenti resi conoscibili o pubblici devono contenere dati di carattere personale, l’ente deve rispettare anche l’ulteriore principio di proporzionalità: i tipi di dati e il genere di operazioni svolte per pubblicarli e diffonderli devono essere infatti pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice).
L’ente può trovarsi di fronte all’interrogativo se pubblicare e diffondere anche dati sensibili o giudiziari. La loro particolare delicatezza ne rende lecita la diffusione solo se:
• è realmente indispensabile (artt. 3, 4, comma 1, lett. d) ed e), 22, commi 3, 8 e 9, del Codice);
• l’ente ha adottato il regolamento in materia previsto dal Codice su parere conforme del Garante (artt. 20, comma 2, 21, comma 2 e 181, comma 1, lett. a)). L’ente, salvi casi del tutto particolari che può rappresentare al Garante, non deve rivolgere specifiche richieste di parere a questa Autorità qualora abbia utilizzato, per il proprio regolamento, gli schemi tipo su cui il Garante ha espresso parere favorevole, predisposti per i comuni, le comunità montane e le province, rispettivamente dall’Associazione nazionale dei comuni italiani (Anci), dall’Unione nazionale comuni comunità enti montani (Uncem) e dall’Unione delle province d’Italia (Upi).(3)
Possono avvalersi di tali schemi tipo anche altri enti locali (ad es. unioni di comuni, comunità isolane o di arcipelago), in relazione alle finalità di rilevante interesse pubblico che essi perseguono nei limiti di legge, direttamente o per conto di amministrazioni di riferimento.

4. Forme di pubblicità dei dati personali contenuti in atti e provvedimenti

“Pubblicità”, “accessibilità” e “diffusione” non esprimono sempre un’identica situazione. Le forme da osservare per rendere accessibili e per divulgare atti e documenti possono variare a seconda dei casi e comportare quindi modalità e ambiti di conoscenza di tipo differente; conseguentemente, possono rendere necessario o opportuno predisporre accorgimenti di tipo diverso per rispettare i diritti degli interessati.
Per i comuni e le province è prevista per legge una modalità specifica per pubblicare atti e documenti, fermi restando i diritti di accesso a dati personali e a documenti amministrativi.
Tutti gli atti dell’amministrazione comunale e provinciale sono infatti pubblici, ad eccezione di quelli che siano considerati “riservati” per espressa indicazione di legge, oppure per effetto di una dichiarazione del sindaco o del presidente della provincia che ne vieti l’esibizione poiché la loro diffusione può pregiudicare il diritto alla riservatezza di persone, gruppi o imprese (art. 10 d.lg. 18 agosto 2000, n. 267, recante il “Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali”).
Spetta all’amministrazione interessata disciplinare il rilascio di questa dichiarazione, sulla base di un apposito regolamento che deve anche dettare norme necessarie per assicurare ai cittadini, tra l’altro, il diritto “di accedere, in generale, alle informazioni di cui è in possesso l’amministrazione” (art. 10 d.lg. n. 267/2000 citato).

5. Impiego di tecniche informatiche e telematiche

In questo quadro, l’ente locale deve prevedere le diverse forme di accessibilità ad atti e documenti evitando, per quanto possibile, di applicare modalità indifferenziate che non tengano conto delle finalità sottostanti alla trasparenza, nonché delle diverse situazioni personali. Mentre alcuni documenti possono essere forniti agevolmente ai cittadini solo a richiesta, altri possono essere pubblicati, anche in rete, integralmente o per estratto.
Con un approccio equilibrato e meditato, l’ente locale dovrebbe fare, opportunamente, largo uso di nuove tecnologie che facilitino la conoscenza da parte dei cittadini, tenuto conto anche del diritto all’utilizzo nei loro confronti delle tecnologie telematiche (art. 3 d.lg. 7 marzo 2005, n. 82, recante il “Codice dell’amministrazione digitale”).
A parte quanto eventualmente previsto sul piano normativo per specifiche categorie di atti, il regolamento dell’ente locale può valorizzare l’utilizzo di reti civiche e telematiche per mettere a disposizione dei cittadini atti e documenti contenenti dati personali e che attengano, ad esempio, a concorsi o a selezioni pubbliche.
Laddove la finalità da perseguire riguardi prevalentemente solo una o alcune categorie di persone, andrebbero previste forme di accesso in rete selezionato, attribuendo agli interessati una chiave personale (username e password; n. di protocollo o altri estremi identificativi di una pratica forniti dall’ente agli aventi diritto). Ad esempio, la pubblicità tramite siti web su talune procedure concorsuali può essere perseguita divulgando integralmente alcuni atti (ad es., deliberazioni che indicono concorsi o approvano graduatorie), indicando invece in sezioni dei siti ad accesso selezionato alcuni dettagli conoscibili da interessati e controinteressati (elaborati, verbali, valutazioni, documentazione personale comprovante titoli).(4)
Accorgimenti analoghi andrebbero previsti, a seconda dei casi, con riferimento alle graduatorie relative al riconoscimento di autorizzazioni, agevolazioni, benefici ed iniziative a vantaggio di categorie di cittadini (es., procedure per ammettere minori ad asili nido, per assegnare alloggi di edilizia residenziale pubblica, per valutare domande di mobilità o rilasciare autorizzazioni e concessioni edilizie).
In questi casi occorre evitare, nuovamente, di considerare la protezione dei dati come un ostacolo alla trasparenza, prevenendo al tempo stesso la superflua e ingiustificata diffusione indifferenziata di specifiche informazioni e dettagli ininfluenti (che restano conoscibili, in base alla legge, dai soli soggetti legittimati nel caso concreto).

6. Pubblicità assicurata mediante affissione all’albo pretorio

Nell’articolare in modo equilibrato le diverse situazioni prima sintetizzate, l’ente locale deve anche tenere presente che, per assicurare determinati effetti dichiarativi, il predetto Testo unico delle leggi sull’ordinamento degli enti locali prevede che la pubblicazione di tutte le deliberazioni del comune e della provincia debba avvenire non in rete, ma mediante materiale affissione all’albo pretorio nella sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo quanto previsto da specifiche disposizioni di legge (art. 124 d.lg n. 267/2000 citato) (5).
La pubblicazione delle deliberazioni nell’albo pretorio è quindi lecita e non contrasta, per ciò stesso, con la protezione dei dati personali, sempreché sia effettuata osservando gli accorgimenti di seguito indicati.
Peraltro, questa forma di pubblicazione obbligatoria non autorizza, di per sé, a trasporre tutte le deliberazioni così pubblicate in una sezione del sito Internet dell’ente liberamente consultabile. Al tempo stesso, la previsione normativa in questione non preclude neanche all’ente di riprodurre in rete alcuni dei predetti documenti, sulla base di una valutazione responsabile e attenta ai richiamati princìpi e limiti.
É ovviamente consentita la diffusione in Internet di un avviso che indichi il periodo durante il quale determinati documenti sono consultabili presso l’albo pretorio.
Riguardo alla diretta indicazione di dati personali nelle deliberazioni da pubblicare presso l’albo pretorio, va rispettato il richiamato principio di pertinenza e non eccedenza (o, se i dati sono sensibili o giudiziari, di indispensabilità) rispetto alle finalità perseguite con i singoli atti. (6) Si pensi, ad esempio, al dettaglio di dati che possono essere indicati nella redazione di verbali e di resoconti dell’attività degli organi collegiali o assembleari, in rapporto al fine di rispettare il principio di pubblicità dell’attività istituzionale. (7)
La circostanza secondo la quale tutte le deliberazioni sono pubblicate deve indurre l’amministrazione comunale a valutare con estrema attenzione le stesse tecniche di redazione delle deliberazioni e dei loro allegati. Ciò, soprattutto quando vengono in considerazione informazioni sensibili (si pensi ad esempio agli atti adottati nel quadro dell’attività di assistenza e beneficenza, che comportano spesso la valutazione di circostanze e requisiti personali che attengono a situazioni di particolare disagio).
Può risultare ad esempio utile menzionare tali dati solo negli atti a disposizione negli uffici (richiamati quale presupposto della deliberazione e consultabili solo da interessati e controinteressati), come pure menzionare delicate situazioni di disagio personale solo sulla base di espressioni di carattere più generale o, se del caso, di codici numerici.
Occorre, poi, una specifica valutazione per selezionare le informazioni sensibili o a carattere giudiziario che possono essere diffuse. Resta salvo il divieto di diffondere dati idonei a rivelare lo stato di salute degli interessati (artt. 22, comma 8, 65, comma 5, e 68, comma 3, del Codice): è il caso, ad esempio, dell’indicazione di specifici elementi identificativi dello stato di diversamente abile. (8)

7. Materiale a stampa, pubblicazioni e volumi anche per scopi storici

Oltre alle norme in materia di comunicazione istituzionale (9), agli enti locali sono applicabili anche le disposizioni del Codice che riguardano i trattamenti di dati personali finalizzati alla pubblicazione o alla diffusione occasionale di articoli, saggi o altre manifestazioni del pensiero. É parimenti applicabile il codice di deontologia per l’attività giornalistica (art. 136, comma 1, lett. c); Provv. del 29 luglio 1998, in G.U. 3 agosto 1998, n. 179, allegato A.1 al Codice).
Si pensi al caso in cui gli enti locali pubblichino riviste e notiziari anche telematici a sfondo giornalistico o intendano riprodurre all’interno di volumi editi da loro stessi informazioni riferite a particolari eventi verificatisi sul proprio territorio. In tali casi può essere valutata l’opportunità di utilizzare a fini di pubblicazione anche dati personali che sono stati oggetto di autorizzazioni e di deliberazioni già rese conoscibili a chiunque tramite il locale albo pretorio.
Una distinta possibilità di divulgare dati personali può derivare dall’intento dell’ente locale di intraprendere un’attività di studio, indagine, ricerca e documentazione di figure, fatti e circostanze del passato. Questa finalità di tipo storico è oggetto di specifiche disposizioni e garanzie contenute anche in un apposito codice di deontologia e di buona condotta che riguarda, altresì, la consultazione degli archivi storici di enti pubblici, allegato al Codice. (10)

8. Casi specifici che possono essere menzionati nel regolamento locale

Nell’ambito del regolamento che deve assicurare il diritto dei cittadini all’accesso alle informazioni di cui è in possesso l’amministrazione (art. 10 d.lg. n. 267/2000 cit.), l’ente locale dovrebbe cogliere l’occasione per definire organicamente la propria politica in tema di trasparenza, in rapporto alle diverse procedure amministrative, alle distinte esigenze di trasparenza da perseguire e al genere di mezzi di diffusione utilizzati, anche in Internet. (11)
Tale regolamento non può rendere inefficaci eventuali limiti, cautele e modalità previsti da norme di settore, quali quelle che regolano la conoscibilità di atti e documenti concernenti:

a) gli atti anagrafici
Mentre i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia sono rilasciati a chiunque ne faccia richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, gli elenchi degli iscritti nella anagrafe della popolazione residente sono rilasciati solo ad amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità (artt. 33 e 34 d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223, recante “Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente”); (12)

b) gli estratti degli atti dello stato civile
Anche tali certificazioni sono rilasciate per riassunto, o per copia integrale, soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e qualora il rilascio non sia vietato dalla legge (artt. 106 e ss. d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396, recante il “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della l. 15 maggio 1997, n. 127”);

c) le pubblicazioni matrimoniali
Tali atti devono restare infatti affissi solo presso la porta della casa comunale, almeno per otto giorni (artt. 55 e ss. d.P.R n. 396/2000 citato);

d) l’organizzazione degli uffici
L’organigramma, l’articolazione degli uffici, le attribuzioni e l’organizzazione di ciascuna unità, corredati dai nominativi dei dirigenti responsabili, nonché l’elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, devono essere riportati necessariamente “nei siti delle pubbliche amministrazioni” (art. 54 d.lg. 7 marzo 2005, n. 82);

e) dati reddituali
Gli elenchi nominativi dei contribuenti che hanno presentato la dichiarazione dei redditi, o che esercitano imprese commerciali, arti e professioni, sono depositati per la durata di un anno, ai fini della consultazione da parte di chiunque, presso i comuni interessati; l’amministrazione finanziaria stabilisce annualmente con apposito decreto i termini e le modalità per la loro formazione (art. 69 d.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, recante “Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi”); con il decreto del 29 settembre 2004 il Direttore dell’Agenzia delle entrate ha previsto, in relazione ai redditi del 2001 e 2002, che gli elenchi nominativi dei soggetti che hanno presentato la dichiarazione ai fini Irpef contengano cognome, nome e data di nascita; categoria di reddito; attività esercitata (se trattasi di soggetto esercente imprese commerciali, arti e professioni); (13)

f) retribuzioni, compensi ed emolumenti
I compensi e le retribuzioni degli amministratori delle società partecipate direttamente o indirettamente dallo Stato, dei dirigenti con incarico conferito ai sensi dell’art. 19, comma 6, del d.lg. 30 marzo 2001, n. 165, nonché dei consulenti, membri di commissioni e di collegi e dei titolari di qualsivoglia incarico corrisposto dallo Stato, da enti pubblici o da società a prevalente partecipazione pubblica non quotate in borsa devono essere resi noti attraverso la pubblicazione sul sito web dell’amministrazione o del soggetto interessato (art. 1, comma 593, l. 27 dicembre 2006, n. 296, recante “Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2007));

g) autorizzazioni e concessioni edilizie
Il rilascio del permesso di costruire; i dati relativi agli immobili e alle opere realizzati abusivamente, oggetto dei rapporti degli ufficiali ed agenti di polizia giudiziaria e delle relative ordinanze di sospensione; i provvedimenti di sospensione dei lavori e di annullamento del permesso di costruire sono resi noti al pubblico mediante affissione all’albo pretorio del comune (artt. 20, comma 7, 31, comma 7, e 39 comma 5, d.P.R. 6 giugno 2001, n. 380, recante il “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia edilizia”).

9. La diffusione di dati personali su Internet tramite pagina web

In termini generali, le disposizioni ed i princìpi sopra richiamati si applicano in relazione a tutte le modalità tecniche utilizzate per divulgare i dati personali.
Rispetto alla diffusione in rete, i dati delle pubbliche amministrazioni vanno resi disponibili e accessibili con l’uso delle tecnologie dell’informazione alle condizioni fissate dall’ordinamento (artt. 50 e ss. d.lg. n. 82/2005 citato). Occorre pertanto verificare, caso per caso, il quadro normativo di riferimento relativo allo specifico regime di pubblicità dei singoli documenti.
Alcune disposizioni di legge o di regolamento dispongono la necessaria messa a disposizione di determinati atti e documenti sul sito web dell’ente locale.
Ad esempio, l’ente locale è soggetto ai predetti obblighi di rendere noti, attraverso il proprio sito web, l’organigramma degli uffici corredato dal nominativo dei dirigenti responsabili, nonché il nominativo e l’ammontare della retribuzione dei dirigenti con incarico conferito ai sensi dell’art. 19, comma 6, del d.lg. 30 marzo 2001, n. 165, dei consulenti, e dei titolari di incarichi corrisposti (art. 54 d.lg. n. 82/2005 citato; art. 1, comma 593, l. n. 296/2006 citato).
La diffusione in Internet di dati personali pone specifiche valutazioni in rapporto ai diritti degli interessati. I dati così messi a disposizione di un numero indefinito di persone sono consultabili da molteplici luoghi e in qualsiasi momento. Il loro “carattere ubiquitario” è valorizzato dal crescente accesso ad Internet. Attraverso i motori interni ed esterni di ricerca può essere ricostruito unitariamente un numero ingente di dati riferiti a soggetti individuati, più o meno aggiornati e di natura differente. (14)
Decorsi determinati periodi di tempo, la diffusione tramite siti web di tali dati può comportare un sacrificio sproporzionato dei diritti degli interessati specie se si tratta di provvedimenti risalenti nel tempo e che hanno raggiunto le loro finalità. L’ente locale, oltre ad assicurare l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza e non eccedenza dei dati, deve garantire il rispetto del diritto all’oblìo dell’interessato una volta perseguite le finalità poste alla base del trattamento (art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e), del Codice).
Nel rispetto di eventuali (e, allo stato, rare) disposizioni di legge o di regolamento che impongano specificamente la messa a disposizione su Internet di dati personali per puntuali periodi, l’ente può trovarsi di fronte all’esigenza di stabilire in via amministrativa per quali congrui periodi di tempo mantenere in rete documenti contenenti dati personali. In tal caso l’ente, dopo aver valutato se è giustificato includere i documenti diffusi in eventuali sezioni del sito che li rendano direttamente individuabili in rete a partire anche da motori di ricerca esterni al sito stesso, deve individuare –opportunamente, con regolamento- periodi di tempo congrui rispetto alle finalità perseguite. Decorsi tali periodi, determinati documenti o sezioni del sito dovrebbero rimanere in rete, ma essere consultabili solo a partire dal sito stesso. (15)

10. Altri casi particolari

A garanzia degli interessati si rendono necessari particolari accorgimenti in determinate situazioni che comportano specifiche esigenze di trasparenza dell’attività amministrativa locale.

10.1. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica

Gli enti locali sono tenuti ad istituire l’albo dei soggetti (ivi comprese le persone fisiche) cui sono stati erogati contributi, sovvenzioni, crediti, sussidi e benefìci di natura economica, favorendo accesso e pubblicità, anche per via telematica (artt. 1 e 2 d.P.R. 7 aprile 2000, n. 118, recante il “Regolamento recante norme per la semplificazione del procedimento per la disciplina degli albi dei beneficiari di provvidenze di natura economica, a norma dell’articolo 20, comma 8, della L. 15 marzo 1997, n. 59”).
Tale disposizione costituisce un presupposto idoneo per diffondere in modo proporzionato dati di carattere personale (art. 19, comma 3, del Codice). É quindi lecito favorire l’ampia conoscibilità di dati personali necessari per attuare il principio di pubblicità e trasparenza dell’attività amministrativa pubblicando dati (quali i nominativi dei beneficiari e la relativa data di nascita) unitamente all’indicazione della normativa che autorizza l’erogazione (art. 1, comma 2, d.P.R. n. 118/2000 citato).
Resta ferma l’esigenza di non diffondere ulteriori dettagli eccedenti, a seconda dei casi, rispetto alle finalità perseguite (quali, ad esempio, indirizzi, codici fiscali, coordinate bancarie, ripartizioni di assegnatari secondo le fasce dell’Isee-indicatore della situazione economica equivalente (d.lg. 31 marzo 1998, n. 109, recante “Definizioni di criteri unificati di valutazione della situazione economica dei soggetti che richiedono prestazioni sociali agevolate, a norma dell’articolo 59, comma 51, della L. 27 dicembre 1997, n. 449”).
Analoga considerazione va formulata con riferimento a dati personali la cui diffusione possa creare imbarazzo, disagio o esporre l’interessato a conseguenze indesiderate (ad es., indicando fuori dei casi previsti analitiche situazioni reddituali o particolari condizioni di bisogno o peculiari situazioni abitative), specie in riferimento a fasce deboli della popolazione (minori di età, anziani, soggetti inseriti in programmi di recupero e di reinserimento sociale).
Nei limiti già illustrati, specie per ciò che riguarda il divieto di diffondere dati sulla salute, gli enti locali possono trattare lecitamente anche dati sensibili e giudiziari indispensabili per applicare la disciplina in materia di concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni e di altri emolumenti ed abilitazioni, individuati nei citati schemi tipo di regolamento (art. 68 del Codice; schede n. 20 per i comuni e n. 8 per le province degli schemi tipo di regolamento citati).(16)

10.2. Procedure concorsuali e graduatorie

Nel quadro delle attività delle pubbliche amministrazioni, è prevista la diffusione di esiti concorsuali. In particolare, le graduatorie dei vincitori di concorsi per accedere agli impieghi nelle pubbliche amministrazioni locali sono pubblicate nell’albo pretorio del relativo ente (art. 15 d.P.R. 9 maggio 1994, n. 487, recante il “Regolamento recante norme sull’accesso agli impieghi nelle pubbliche amministrazioni e le modalità di svolgimento dei concorsi, dei concorsi unici e delle altre forme di assunzione nei pubblici impieghi”). Tale operazione, nel caso di graduatorie selettive degli enti locali, trova fondamento nella disposizione di cui al citato art. 10 del d.lg. n. 267/2000.
Indipendentemente dalla forma di diffusione adottata, è necessario richiamare nuovamente l’obbligo di rispettare il principio di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati, risultando divulgabili solo i dati strettamente necessari per rendere conoscibile l’esito o la graduatoria di un concorso o di una selezione.

10.2.1. Concorsi pubblici

Sulla base degli elementi acquisiti in base alle segnalazioni e ai quesiti pervenuti, non risulta lecito, negli atti delle graduatorie concorsuali da pubblicare, inserire dati superflui quali recapiti di telefonia fissa o mobile, titoli di studio, codice fiscale.
Vanno pubblicati solo i dati personali pertinenti e non eccedenti ai fini del corretto espletamento della procedura concorsuale e della sua rispondenza ai parametri stabiliti nel bando di concorso, in particolare elenchi nominativi ai quali vengano abbinati i risultati di prove intermedie; elenchi di ammessi a prove orali; punteggi riferiti a singoli argomenti di esame; punteggi totali ottenuti.

10.2.2. Asili nido

Le amministrazioni locali devono selezionare con particolare attenzione i dati personali da includere nelle deliberazioni diffuse contenenti le graduatorie per ammettere minori agli asili nido, verificando quali tra le informazioni sulla cui base sono stati attribuiti singoli punteggi debbano essere necessariamente inserite anche nell’atto deliberativo.
La graduatoria da affiggere all’albo pretorio deve essere parimenti priva dei dati non necessari ad assicurare il rispetto del principio di pubblicità e trasparenza dell’attività amministrativa tramite la relativa pubblicazione (condizione reddituale del nucleo familiare; ripartizione dei richiedenti secondo le fasce dell’Isee; indirizzi, domicili o residenze del minore), nonché di dati idonei a rivelare lo stato di salute degli interessati (art. 22, comma 8, del Codice).
Non risulta inoltre lecito diffondere indifferenziatamente i punteggi parziali attribuiti a ciascun richiedente sulla base della documentazione presentata, laddove gli stessi siano idonei a rivelare informazioni particolarmente delicate per la dignità e la riservatezza dell’interessato. Ci si riferisce in particolare ai punteggi parziali conferiti in base alle specifiche condizioni soggettive ed oggettive del minore (ad esempio in affidamento familiare) e del suo nucleo familiare (posizione lavorativa dei genitori, presenza di persone diversamente abili), anche alla luce del richiamato divieto di diffondere dati idonei a rivelare lo stato di salute.

10.2.3. Alienazione e assegnazione di alloggi di edilizia agevolata

Analoghe valutazioni in termini di pertinenza e non eccedenza devono essere effettuate dall’ente locale in relazione alla diffusione di graduatorie riguardanti l’assegnazione degli alloggi di edilizia agevolata, le quali sono predisposte sulla base di punteggi e di criteri di priorità prescritti nei bandi di concorso e direttamente correlati a particolari situazioni di disagio degli interessati.
Sulla base degli elementi acquisiti in base alle segnalazioni e ai quesiti pervenuti non risulta lecito diffondere indifferenziamente tutti i presupposti oggettivi e soggettivi che hanno determinato l’assegnazione degli alloggi di edilizia agevolata e riguardanti sia il richiedente, sia le persone appartenenti al medesimo nucleo familiare. Si pensi, ad esempio, a specifiche informazioni sullo stato di salute o condizione reddituale, a situazioni di grave disagio abitativo sofferte, alla presenza nel nucleo familiare di anziani o di persone diversamente abili, alla condizione di gestante o di genitore solo con figli minori a carico, alla situazione lavorativa del richiedente, all’indicazione del codice fiscale, alla fascia Isee di appartenenza.
La relativa graduatoria, oltre ai nominativi degli assegnatari corredati dalle informazioni necessarie a renderli identificabili (data di nascita, punteggio finale per l’assegnazione), non deve quindi contenere ulteriori dati personali contrastanti con il richiamato principio di pertinenza e non eccedenza, fermo restando il divieto di pubblicare dati idonei a rivelare lo stato di salute.

10.2.4. Graduatorie delle domande di mobilità

Nell’ambito delle procedure di trasferimento tra amministrazioni pubbliche, gli interessati possono fruire di benefici e titoli di preferenza attribuiti in base alla legge 5 febbraio 1992, n. 104 (recante la “Legge-quadro per l’assistenza, l’integrazione sociale e i diritti delle persone handicappate”). Generiche esigenze di pubblicità connesse alla trasparenza della relativa procedura non possono in alcun caso consentire di derogare allo specifico divieto di diffusione dei dati personali idonei a rivelare lo stato di salute (art. 22, comma 8, del Codice).
Alla luce delle segnalazioni e dei quesiti pervenuti, va rilevato che le graduatorie da pubblicare non devono riportare, accanto ai nominativi dei soggetti che hanno presentato domanda di trasferimento, riferimenti riguardanti condizioni di salute che, nella varia casistica esistente, potrebbero giustificare una precedenza degli interessati.
Applicate alle persone diversamente abili, tali cautele rafforzano il principio del rispetto della dignità delle persone interessate, garantito dall’art. 2 del Codice e dall’art. 1 della citata l. n. 104/1992.

11. Altri adempimenti da rispettare

Gli enti locali titolari di trattamenti di dati personali restano infine tenuti a rispettare gli obblighi di trasparenza e di sicurezza che attengono:

a) alla predisposizione di adeguate informative sul trattamento dei dati da fornire ai relativi interessati (art. 13 del Codice);
b) alle necessarie misure anche minime volte ad assicurare l’integrità di dati e sistemi (artt. 31-36 e Allegato B recante il “Disciplinare tecnico in materia di misure di sicurezza” del Codice).

Note:

(1) Cfr. note del Garante pubblicate in www.garanteprivacy.it, in data 29 maggio 1998 (doc. web n. 41055), 26 ottobre 1998 (doc. web n. 30951), 2 agosto 1999 (doc. web n. 1096700), 2 settembre 1999 (doc. web n. 1092322), 17 febbraio 2000 (doc. web n. 38969) e 23 maggio 2000 (doc. web n. 40229); v. anche, ivi, i Provv. 17 gennaio 2001 (doc. web n. 41031), 27 febbraio 2002 (doc. web n. 1063639 ), 9 dicembre 2003 (doc. web n. 1054649), 10 novembre 2004 (doc. web n. 1116068) e 6 aprile 2006 (doc. web n. 1269403 ).

(2) Art. 10 d.lg. 18 agosto 2000, n. 267; artt. 22 e ss. l. 7 agosto 1990, n. 241, modificati dalla l. n. 15/2005; v. anche artt. 59 e 60 del Codice per ciò che riguarda il diritto di accesso a documenti amministrativi contenenti dati personali sensibili o giudiziari, in particolare di quelli idonei a rivelare lo stato di salute o la sfera sessuale (cfr. Provv. 9 luglio 2003, doc. web n. 29832, sul principio del “pari rango”); v. anche gli artt. 7 e ss. del Codice sul diritto di accesso ai dati personali.

(3) V. i relativi schemi tipo di regolamento (doc. web nn. 1174532, 1182195 e 1175684 ); v. anche, per il termine ultimo del 28 febbraio 2007 entro il quale i regolamenti dei soggetti pubblici in materia di dati sensibili e giudiziari dovevano essere adottati, l’art. 6, comma 1, d.l. 28 dicembre 2006, n. 300, conv., con mod., dalla l. 26 febbraio 2007, n. 17.

(4) Cfr. Provv. 6 aprile 2006 (doc. web n. 1269403), cit., concernente l’inserimento in Internet di dati personali relativi ad una graduatoria di merito per accedere a taluni corsi di laurea.

(5) Analoghe forme di pubblicità sono state considerate applicabili alle determinazioni dirigenziali: cfr. Cons. Stato, Sez. V, 15 marzo 2006, n. 1370.

(6) Cfr. nota del Garante 26 ottobre 1998 (doc. web n. 30951), cit., con cui gli enti locali sono stati richiamati a selezionare con rinnovata attenzione i dati personali, specie sensibili, la cui inclusione nelle deliberazioni da pubblicare sia realmente necessaria per le finalità conseguite dai singoli provvedimenti.

(7) Art. 65, comma 4, del Codice; schede n. 33 per i comuni, n. 19 per le comunità montane e n. 4 per le province, degli schemi tipo di regolamento citati.

(8) Cfr. Provv. 27 febbraio 2002 (doc. web n. 1063639 ), cit., con il quale il Garante ha vietato la diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute riportati in una graduatoria dei trasferimenti affissa nella bacheca di un provveditorato agli studi.

(9) L. 7 giugno 2000, n. 150.

(10) Artt. 4, comma 4, lett. a), 101 e ss. del Codice; d.lg. 29 ottobre 1999, n. 490, modificato dal d.lg. 22 gennaio 2004, n. 42, richiamato dall’art. 103 del Codice; Provv. n. 8/P/2001 del 14 marzo 2001, in G.U. 5 aprile 2001, n. 80, allegato A.2 al Codice.

(11) Cfr. nota del Garante 23 maggio 2000 (doc. web n. 40229 ), cit., con la quale sono stati forniti chiarimenti in ordine all’applicazione, da parte dei comuni, della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

(12) Cfr. Provv. 6 ottobre 2005, in G.U. 24 ottobre 2005, n. 248 (doc. web n. 1179484 ), contenente prescrizioni del Garante nei confronti di tutti i comuni riguardo alle anagrafi della popolazione residente.

(13) Cfr. Nota 6 maggio 2004 (doc. web n. 1007634 ), con cui il Garante ha evidenziato che, fatte salve le valutazioni che seguiranno in ordine alla loro possibile diffusione, il giornalista può chiedere di acquisire o venire legittimamente a conoscenza delle informazioni concernenti, tra l’altro, l’ammontare complessivo dei dati reddituali dei contribuenti, presso i comuni.

(14) Cfr. Corte di giustizia delle Comunità europee, sentenza 6 novembre 2003, Bodil Lindqvist, C-101/01, Racc. 2003, p. I-12971.

(15) Cfr. Provv. 10 novembre 2004 (doc. web n. 1116068 ), cit., concernente le modalità di diffusione, tramite Internet, di dati personali e le misure necessarie a garantire il diritto all’oblìo.

(16) Cfr. nota del Garante 2 novembre 2004, in Relazione del Garante per la protezione dei dati personali 2004, p. 18 , riguardante la compatibilità dello specifico regime di pubblicità dell’albo dei beneficiari di provvidenze economiche con le disposizioni in materia di protezione dei dati personali.