Autorizzazione 30 giugno 2004, n.5

Garante per la protezione dei dati personali: “Autorizzazione n. 5/2004 al trattamento dei dati sensibili da parte di diverse categorie di titolari”, 30 giugno 2004.

(da “Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana” n. 190 del 14 agosto 2004)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali;

Visto, in particolare, l’art. 4, comma 1, lett. d) del citato Codice, il quale individua i dati sensibili;

Considerato che, ai sensi dell’art. 26, comma 1, del Codice, i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di questa Autorità e, ove necessario, con il consenso scritto degli interessati, nell’osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice, nonché dalla legge e dai regolamenti;

Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anche d’ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice);

Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno, dopo l’entrata in vigore del Codice, rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni già impartite alla luce dell’esperienza maturata tenuto conto dei codici di deontologia e di buona condotta di cui agli articoli 106 e 140 del Codice;

Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato ai sensi dell’art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il periodo di dodici mesi, in relazione alla fase di prima applicazione delle nuove disposizioni del Codice e ai lavori avviati per l’adozione dei codici di deontologia e di buona condotta riguardanti alcuni specifici settori presi in considerazione dal presente provvedimento (articoli 111 e 140 del Codice);

Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, e in particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancito all’art. 1 del Codice;

Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato da parte di soggetti operanti in diversi settori di attività economiche di seguito individuate;
Visto l’art. 167 del Codice;

Visto l’art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono essere utilizzati;

Visti gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui all’Allegato B al medesimo Codice recanti norme e regole sulle misure di sicurezza;

Visto l’art. 41 del Codice;

Visti gli atti d’ufficio;

Viste le osservazioni dell’Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore il prof. Gaetano Rasi;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 4, comma 1, lett. d), del Codice, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità, in conformità all’art. 3 del Codice.

Capo I – Attività bancarie, creditizie, assicurative, di gestione di fondi, del settore turistico, del trasporto

1) Soggetti ai quali è rilasciata
l’autorizzazione:
a) imprese autorizzate all’esercizio dell’attività bancaria e creditizia o assicurativa ed organismi che le riuniscono, anche se in stato di liquidazione coatta amministrativa;
b) società ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza;
c) società ed altri organismi di intermediazione finanziaria, in particolare per la gestione o l’intermediazione di fondi comuni di investimento o di valori mobiliari;
d) società ed altri organismi che emettono carte di credito o altri mezzi di pagamento, o che ne gestiscono le relative operazioni;
e) imprese che svolgono autonome attività strettamente connesse e strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative alla rilevazione dei rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni massive di documenti, alla trasmissione dati, all’imbustamento o allo smistamento della corrispondenza, nonché alla gestione di esattorie o tesorerie;
f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del trasporto, agenzie di viaggio e operatori turistici.

2) Finalità del trattamento

La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti di cui al punto 1) assumono, nel proprio settore di attività, al fine di fornire specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall’interessato.
L’autorizzazione è rilasciata anche per adempiere o per esigere l’adempimento ad obblighi previsti, anche in materia fiscale e contabile, dalla normativa comunitaria, dalla legge, dai regolamenti, o dai contratti collettivi, o prescritti da autorità od organi di vigilanza o di controllo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti.
Il trattamento avente tali finalità può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per espletare compiti di organizzazione o di gestione amministrativa di imprese, società, cooperative o consorzi.

3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sono forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto dall’interessato che, ove necessario, abbia manifestato il proprio consenso scritto ed informato. Nei medesimi limiti, è possibile trattare dati relativi a terzi, allorché non sia altrimenti possibile procedere alla fornitura al beneficiario dei beni, delle prestazioni o dei servizi.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

4) Comunicazione e diffusione dei dati

I dati sensibili possono essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui al punto 2), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi fondi e casse di previdenza ed assistenza o società controllate e collegate ai sensi dell’art. 2359 del codice civile, nonché, ove necessario, ai familiari dell’interessato.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell’eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell’interessato (art. 7, comma 3, lett. c), del Codice), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un’annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.
I dati sensibili non possono essere diffusi.

Capo II – Sondaggi e ricerche

1) Soggetti ai quali è rilasciata
l’autorizzazione e finalità del trattamento.
Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, ai soli fini del compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie.
Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmente determinati e legittimi, noti all’interessato.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

Il trattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano manifestato il proprio consenso informato e che abbiano risposto a questionari o ad interviste effettuate nell’ambito di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie.
Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.
I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se il trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla ricerca di raggiungere i suoi scopi.

3) Conservazione dei dati.

Il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un riferimento ad una qualsiasi altra informazione.
I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla registrazione dei campioni raccolti. La registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato.
Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilità per il titolare della raccolta, nonché per i suoi responsabili o incaricati, di utilizzare i dati personali al fine di verificare presso gli interessati la veridicità o l’esattezza dei campioni.

4) Comunicazione dei dati

I dati sensibili non possono essere né comunicati, né diffusi.
I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o diffusi in forma individuale o aggregata, sempreché non possano essere associati, anche a seguito di trattamento, ad interessati identificati o identificabili.

Capo III – Attività di elaborazione di dati

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione
Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di un’attività svolta nell’interesse di altri soggetti, e che presuppone l’elaborazione di dati ed altre operazioni di trattamento eseguite in materia di lavoro ovvero a fini contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.

2) Prescrizioni applicabili

Il trattamento è regolato dalle autorizzazioni:
a) n. 1/2004, rilasciata il 30 giugno 2004, concernente il trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delle parti di un rapporto di lavoro qualora le finalità perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione;
b) n. 4/2004, rilasciata il 30 giugno 2004, riguardante il trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e di altri soggetti equiparati, qualora le finalità perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

Capo IV – Attività di selezione del personale

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione e finalità del trattamento
La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di attività svolta anche di propria iniziativa nell’interesse di terzi, ai soli fini della ricerca o della selezione del personale.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati

Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica dei candidati all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta è giustificata da scopi determinati e legittimi ed è strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in particolare ai fini di un’assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio.
Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.
Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a tale finalità, sia in caso di risposta a questionari inviati anche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso l’invio di curricula.
Non è consentito il trattamento dei dati:
a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, l’origine razziale ed etnica, e la vita sessuale;
b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore;
c) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

3) Comunicazione e diffusione dei dati

I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui ai punti 1) e 2), a soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell’interessato.
I dati sensibili non possono essere diffusi.

4) Norme finali

Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti.

Capo V – Mediazione a fini matrimoniali

1) Soggetti ai quali è rilasciata l’autorizzazione
La presente autorizzazione è rilasciata alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati che esercitano, anche attraverso agenzie autorizzate, un’attività di mediazione a fini matrimoniali o di instaurazione di un rapporto di convivenza.

2) Finalità del trattamento

L’autorizzazione è rilasciata ai soli fini dell’esecuzione dei singoli incarichi conferiti in conformità alle leggi e ai regolamenti.

3) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti alle persone direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza.
Non è consentito il trattamento di dati relativo a persone minori di età in base all’ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque, in base alla legge italiana.

4) Categorie di dati oggetto di trattamento.

Il trattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultino indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla personalità descritto o richiesto dalle persone interessate al matrimonio o alla convivenza.
I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati.
L’informativa preliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalità della loro comunicazione a terzi.

5) Comunicazione dei dati.

I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti all’esecuzione degli specifici incarichi ricevuti.
I titolari del trattamento, anche ai fini dell’eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell’interessato (art. 7, comma 3, lett. c), del Codice), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un’annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.
L’eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati sensibili deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa Autorità.

6) Norme finali

Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti, in particolare nell’ambito della legge penale e della disciplina di pubblica sicurezza, nonché in materia di tutela dei minori.

Capo VI – Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

1) Dati idonei a rivelare lo stato di salute
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve essere effettuato anche nel rispetto dell’autorizzazione n. 2/2004, rilasciata il 30 giugno 2004.
Il trattamento dei dati genetici non è consentito nei casi previsti dalla presente autorizzazione.

2) Modalità di trattamento

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del Codice, dagli articoli 31 e seguenti del Codice e dall’Allegato B) al Codice, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonché con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto alle finalità indicate nei capi che precedono.
La comunicazione di dati all’interessato deve avvenire di regola direttamente a quest’ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall’art. 84, comma 1, del Codice), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.
Resta inoltre fermo l’obbligo di informare l’interessato, ai sensi dell’art. 13, commi 1, 4 e 5 del Codice, anche quando i dati sono raccolti presso terzi.

3) Conservazione dei dati

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 11, comma 1, lett. e) del Codice, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità ovvero per adempiere agli obblighi o agli incarichi menzionati nei precedenti capi. A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per l’indispensabilità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti.
Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi o dai regolamenti.
Resta altresì fermo quanto previsto nel capo II in materia di sondaggi e di ricerche.

4) Richieste di autorizzazione

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che, ai sensi dell’art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

5) Norme finali

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:
a) dalla legge 20 maggio 1970, n. 300;
b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135;
Restano altresì fermi gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi deontologici, previsti anche dai codici deontologici e di buona condotta adottati in attuazione dell’art. 12 del Codice.
Resta ferma, infine, la possibilità di diffondere dati anonimi anche aggregati.

6) Efficacia temporale e disciplina transitoria

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° luglio 2004 fino al 30 giugno 2005.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 5/2002, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 30 giugno 2004
IL PRESIDENTE
Rodotà
IL RELATORE
Rasi
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli